Sätt upp lönesystemet
För att komma igång med lönesystemet behöver man först tillgång till systemet, något som görs via användaradministrationen av en administratör. När alla tillgångar är på plats startar du lönemodulens förstagångs setup genom att klicka på "Lön" ute till vänster när du är på dashboard i 24Sevenoffice.
Du genomför denna i tre steg.
Steg 1, detta är en valfri import av tidigare data från andra lönesystem. Välj bara vilken sorts import som ska genomföras, har du ingen data att importera klickar du bara på "Gå vidare utan import".
Steg 2, här lägger du in generell information om dig själv och företaget, fyll i så mycket information som möjligt. observera att denna information kan fyllas i även efter att setupen är färdig.
Steg 3, börja med att logga in, efter det kan du sätta upp bokföring gentemot bokföringsmodulen. Här väljer du verifikationstyp, hur fakturan ska bokföras och kan även koppla eller skapa reskontra profiler i CRM. För att skapa nya profiler klickar du på "Upprätta i bokföring".
Du är nu klar med grundinställningarna och kan komma igång med lönesystemet.
Företagsinställningar
För att ändra på inställningarna efter att förstagångsuppsättningen är genomförd går du in på inställningarna under administration - inställningar. För mer information om alla företagsinställningar, se denna artikel.
Innan du börjar skapa lönekörningar bör du ställa in klientens semesterinställningar så rätt inställningar finns på plats från början, mer information om semesterinställningar hittar du här.
Om du även ska exportera lönedata ut ur systemet bör du kolla på fliken "Utdata". Denna flik låter dig sätta upp systemet för att ta ut diverse exporter och sätta upp vilken bankfil som ska exporteras.
Lägg till ny anställd
För att lägga till en anställd går du in under fliken "Anställda" och klickar på "Ny anställd". Då får du upp en flik där du fyller i den anställdes person- och kontaktuppgifter, du kan även här fylla i den anställdes bankkontonummer för löneutbetalning. När informationen är ifylld klickar du på spara för att upprätta den anställde, för mer information om att lägga till anställda se denna artikel.
Vid upprättningen av anställda kan du endast fylla i information på fliken "personuppgifter", efter att den anställde upprättats kan du gå in och redigera den information du lagt in samt redigera övriga flikar. För mer information om anställda och deras anställningskort hittar du här. När en anställd upprättas bör även dess semesterinställningar läggas in, för mer information om semesterinställningar för den anställde se denna artikel.
Systemet använder sig av händelser, både upprepande (som månadslön) och enskilt inlagda som bas för att skapa lönekörningar. När du lägger in en anställd med månadslön kommer systemet automatiskt föreslå att skapa en återkommande händelse som upprepas varje månad.
All information som man lägger in i systemet blir en händelse som används som basis, för mer information om händelser och egenrapportering se denna artikel.
Första lönekörningen
När alla inställningar, anställda och händelser är inlagda kan du skapa din första lönekörning. Lönekörningen hittar du till vänster under "Lönekörningar". Klicka sedan på "Ny lönekörning" för att skapa en ny lönekörning.
Då kommer ett nytt fönster upp, här väljer du "ordinarie" för att skapa en ordinarie lönekörning. Systemet lägger automatiskt upp en lönekörning för närmast öppna period men man kan redigera uppgifterna både här och inne i lönekörningen.
Lönekörningen tar automatiskt med de upprepande posterna som månadslön och tar med alla tillgängliga händelser inom det angivna tidsspannet till lönekörningen. Man kan även lägga till fler händelser efter att lönekörningen är skapad.
När alla händelser är tillagda ska lönekörningen fastställas, det gör du genom att först klicka på knappen "Fastställ" och sedan på "starta", vilket startar fastställningen. För mer information om hur du genomför din första lönekörning se denna artikel.
Vid fastställandet, fastställer systemet lönekörningen och beroende på inställningar kan den även automatiskt, skicka lönespecar, bokföra, skicka arbetsgivardeklaration och öppna en ny ordinarie lönekörning. Automatiseringsinställningarna görs via administration - inställningar - övrigt.
För generell information om lönekörningar se denna artikel.
