Här går vi igenom de olika inställningarna i bokföringsmodulen.
Du hittar dessa via bokföring - administration - inställningar.
Räkenskapsår och period
Du upprättar nya räkenskapsår genom att klicka på "Ny". Lägg in start och slutdatum ute till höger för räkenskapsåret och klicka på "lägg till".
Bokföringsperioder i ett räkenskapsår kan skapas genom att först markera räkenskapsåret, klicka sedan på fliken "Bokföringsperioder", lägg in start och slutdatum för bokföringsperioden och klicka på "lägg till". Det är inte nödvändigt att lägga till bokföringsperioder manuellt då dessa upprättas automatiskt vid bokföring av en momsdeklaration.
När du har bokfört momsdeklarationen för en period låses den automatiskt. Om du behöver komplettera din momsdeklaration behöver du låsa upp perioden igen.
Låsa och öppna perioder
Markera den period du vill låsa och klicka sedan på "lås" för att låsa perioden. För att låsa upp en period markerar du perioden och klickar på "lås upp".
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgången bokföringsinställningar: bokföringsinställningar.
Observera att vem som helst kan låsa en period men endast den med tillgången kritisk administratörsåtkomst kan låsa upp en period. Alla administratörer har tillgång till att låsa upp en period.
Logg
Denna flik visar en logg över över upprättning och radering av räkenskapsår och bokföringsperioder. För att se denna logg behöver du välja det räkenskapsår du vill se loggen på.
Kontoplan
Detta är ditt företags kontoplan, ett standardkontoplan ligger inlagt från start. Här kan du anpassa din kontoplan till ditt företags behov, lägga till nya konton eller ändra på existerande konton. Du kan även skriva ut din kontoplan eller exportera den i Excel format.
Vid behov kan man även importera en egen kontoplan. Detta måste göras innan man börjar bokföra eller fakturera.
Till vänster i bilden hittar du de olika sökfilter som finns tillgängligt. Där finns ett sökfält, kontointervaller, val av kontotyp, sortering av konton som kräver projekt eller avdelning och momstyper.
Upprätta nytt konto
Klicka på "Ny" uppe till vänster, lägg in kontonummer och kontonamn i fälten till höger. Välj vilken moms som kontot ska använda och vilken kontotyp kontot ska vara. Här kan du även välja om kontot kräver att man bokför mot ett projekt eller en avdelning när man använder det. Klicka sedan på "Lägg till" för att spara ditt nya konto.
Redigera ett konto
Sök fram det konto du vill redigera, markera den genom att klicka på kontot i listan. Genomför ändringarna ute till höger och klicka sedan på "Spara".
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgången bokföringsinställningar: Kontoplan.
Momskoder
Här får du en översikt över momskoderna i systemet. Här kan du lägga till eller ändra inlagda koder.
Upprätta ny momskod
Klicka på "ny" uppe till vänster, lägg in kontonummer och namn i fälten till höger. Klicka sedan på "Lägg till" för att spara din nya momskod.
Redigera en momskod
Sök fram den momskod du vill redigera, markera den genom att klicka på kontot i listan. Genomför ändringarna ute till höger och klicka sedan på "Spara".
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgången bokföringsinställningar: Momstyper.
Egendefinierade dimensioner
Avdelningar
Här ser du en översikt över de avdelningar som finns.
För att skapa en ny avdelning klickar du på "Ny" uppe till vänster. Lägg sedan in information om avdelningen till höger och klicka på "Lägg till". Avdelningsnamn och land är ett krav för att kunna spara avdelningen.
Rutan "Aktiv" låter dig välja om avdelningen ska vara aktiv eller inte. Du har även möjlighet att lägga in ett eget avdelningsnummer/ID om du inte vill att systemet ska välja nästa tillgängliga.
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgången bokföringsinställningar: Avdelningar.
Valutor
Här kan du snabbt och lätt lägga in kurser för utländsk valuta. Dessa kurser används bland annat verifikations- och fakturafunktionerna när du väljer annan valuta än SEK. Det är därför viktigt att kurserna uppdateras regelbundet för att få en så korrekt prissättning när du hanterar utländsk valuta.
Ny valuta
Du lägger till en ny valuta genom att klicka på knappen "Lägg till valuta" och fyller i det fönster som poppar upp. Det är viktigt att du fyller i korrekt kurs innan du lägger till valutan. Klicka på "Lägg till" för att spara valutan.
Vi uppmanar alla att använda sig av valet "Uppdatera valutakurser automatiskt". Då uppdateras kurserna automatiskt en gång var natt.
Ändra valuta
För att redigera en existerande valuta dubbelklickar du på valutan du vill ändra, ändrar informationen i fälten och klickar bort från rutan.
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgången bokföringsinställningar: Valuta.
Verifikationsmallar
Här sparar du de olika verifikationstyper som används för kontering i 24SevenOffice.
Verifikationstypen visar vilken sorts verifikation du använder. Det är det första du bestämmer i "Verifikationstyp" fältet i bokföringen. Där väljer du om det du bokför är en kund/leverantörsfaktura, bank, osv. Vilken verifikationstyp du använder avgör vilket verifikationsnummer som bilagan får tilldelad i bokföringssystemet. Genom att skilja på olika verifikationstyper är det lättare att navigera i bokföringen efteråt.
För att få fram leverantörsfakturor i bankmodulen är det viktigt att de tilldelas en verifikationstyp som ha "Omsättning" ibockat.
Upprätta ny verifikationstyp
klicka på "Ny" för att börja skapa en ny verifikationstyp och fyll i önskade fält ute till höger. Glöm inte att klicka på "Lägg till" för att spara.
Om du klickar på en av verifikationstyperna som redan existerar kommer information om den upp till höger, här kan du även göra ändringar på verifikationen. Glöm inte att klicka på "Spara" för att spara dina ändringar.
Nr på verifikationstyp: Valfri ruta, här kan du använda dig av alla nummer som inte redan existerar.
Titel på verifikationstyp: Även denna är valfri, här kan du skriva in alla titlar som inte redan existerar.
Nummerserie: Här kan du knyta verifikationen mot de nummerserier du hittar under inställningarna för nummerserier.
Debet: Ska verifikationstypen gå mot ett fast debetkonto? (Kan överstyras i konteringen)
Kredit: Ska verifikationstypen gå mot ett fast kreditkonto? (Kan överstyras i konteringen)
Omsättning: Måste bockas i om typen innehåller ingående eller utgående fakturor och kreditfakturor.
Projekt: Ska verifikationstypen kopplas till ett fast projekt? (Kan överstyras i konteringen)
Avdelning: Ska verifikationstypen gå mot en fast avdelning? (Kan överstyras i konteringen)
Kommentar: Ska det finnas en fast kommentar på verifikationstypen? (Kan överstyras i konteringen)
Under fliken "Tab stopp" bockar du för de fält du vill att pekaren ska stanna på när du klickar "Tab" eller "Enter" vid bokföring. Du kan därmed anpassa vilka ställen som pekaren stannar på vid registreringen per verifikationstyp.
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgången bokföringsinställningar: Verifikationstyper.
Nummerserier
Nummerserier bör ses på i samband med verifikationstyper. Alla verifikationstyper måste vara kopplade mot en nummerserie. Nummerserierna används för att skilja olika verifikationer från varandra. De flesta nummerserierna börjar på nytt 01/01 varje år.
Genom att klicka på knappen "Ny" kan du upprätta en ny nummerserie i klienten. För att ändra på existerande nummerserie klickar du bara på den så kan den ändras ute till höger.
Kontinuerlig nummerserie
Om du bockar i detta val kommer det inte längre vara möjligt att ändra startnumret på den aktuella serien efter att ändringen sparats. nummerserien för utgående faktura måste alltid ha en kontinuerlig nummerserie. Nummerserien för utgående faktura är uppsatt med kontinuerlig nummerserie som standard.
Ändra nästa verifikationsnummer
Man kan ändra nästa verifikationsnummer via nummerserier genom att först klicka på "Ändra nästa verifikationsnummer", dubbelklicka sedan på den nummerserie du vill ändra. Skriv sedan in det nya numret, alla ändringar sparas automatiskt. För att kunna ändra nummer för innevarande år måste du först upprätta kommande räkenskapsår. De datum som står överst i kolumnen är räkenskapsårets slutdatum. En ändring av nästa verifikationsnummer kommer inte att påverka nummerseriens startdatum. Om du ännu inte börjat använda dig av nummerserien kan du ändra nummerseriens startnummer, det gör du genom att klicka på den serie du vill ändra och ändrar startnumret ute till höger. Klicka på "Spara" för att spara din ändring.
Viktigt! Se till så att nummerserierna inte kolliderar med varandra vid skapelse av nya nummerserier och ändringar av nästa verifikationsnummer i existerande nummerserie. Det bör vara minimum 5000 nummers differens för varje nummerserie. Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgången bokföringsinställningar: Nummerserier.
Stämpelnummerserier
Om du behöver flera olika stämpelnummerserier kan det sättas upp här. Klicka på "Ny" till vänster och fyll i namn samt från och till nummer ute till höger, klicka sedan på "Lägg till".
Nu har du även möjlighet att ändra, ta bort och sätta en nummerserie som standard.
Klicka på de tre prickarna till höger på nummerserien för att få upp dessa alternativ.
Ändra: du får upp redigeringsbilden där du kan ändra namn och nummer.
Radera: här raderar du nummerserien, du får då upp en varning för att bekräfta att du faktiskt vill radera.
Ange som standard: här kan du välja vilken av nummerserierna som skal vara standard och då ärden som kommer upp i mottaget. Den första nummerserien som skapas kommer automatisk att bli standard.
Om du har många olika verifikationer i omlopp är det viktigt att ha ett stort intervall mellan stämpelnummerserierna så de inte krockar med andra stämpelnummerserier.
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgången bokföringsinställningar: Nummerserier.
Regler
Dessa regler används för att bestämma vilka personer som läggs till som attestanter vid olika tillfällen. Det finns 4 olika typer av regler; beloppsgräns, projekt, dimensioner och fasta attestanter. För att aktivera dessa reglerna i mottaget klickar du på "Aktivera attesteringsregler" i mottaget.
Beloppsgränser
Attesterare kan läggas till på beloppsgränser där man vill att specifika personer sko attestera vid den beloppsgräns man sätter upp. Belopp som hamnar under gränsen kommer inte att aktivera denna regel.
Samtliga måste attestera: Alla personer som blivit tillagda på denna regel måste attestera bilagan.
Minst en måste attestera: Om flera personer ska attestera vid en viss beloppsgräns, kan du välja att det räcker med att minst en av dessa attesterar.
Projekt
Om du har angivit en projektledare för ett projekt i projektmodulen kommer denne att läggas till när man väljer detta projekt på bilagan i mottaget.
Dimensioner
Personer som är knutna till olika dimensioner kan sättas upp som attestanter. Det kan vara deltagare på ett projekt, eller personer som tillhör en viss avdelning.
Fasta attestanter
Här kan du lägga in fasta attestanter i en lista med de som alltid läggs in först och en för de som alltid ska läggas in sist. Attestanter som läggs in först är då de som ska attestera först, tills man till slut kommer till de attestanter som lades in som sista attestant.
Läs mer om hur du sätter upp attesteringsregler här.
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgång till mottag-regler.
Notifikationer
Här kan du ställa in din epost för att få aviseringar när du har något att attestera.
Namn, epost och språk hämtas från informationen i din profil.
Du kan välja hur du vill få dessa aviseringar.
Aviseringsmail - per verifikation: Då får du ett mejl för varje verifikation då får som ska attesteras av dig.
Aviseringsmail - översikt: Här får du ett meddelande vid den tidpunkt du satt upp i översiktsplanen. Den skickas endast vid de tidpunkter som man valt och man får då en summeringsmejl med information om vad som finns att attestera. Morgon är 09:00, lunch 13:00 och eftermiddag 17:00.
Denna tillgång är tillgänglig för alla som är inloggade i systemet.
Mottag
Här väljer du om du vill att automatiskt textslutförande ska vara aktiverat. När du börjar att skriva i något av fälten så hjälper denna funktion dig med att fylla i den data som saknas genom att söka igenom alla dokument som är registrerat.
Du kan även välja om attestering ska vara synligt när du öppnar mottaget.
Härifrån kan man även radera alla bilagor i mottaget genom att klicka på knappen "Radera inboxen". Observera att detta val inte kan ångras.
Om du har en gammal scanningsadress på klienten som du tror mottagit en bilaga så kan du ladda ner bilagorna som finns inskickat via knappen "Ladda ner".
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgång till bokföringsinställningar eller mottag.
Typer av försäljning
Här kan du ändra och upprätta olika typer av försäljning. Dessa försäljningstyper kan knytas mot olika produkter och användas vid fakturering. Försäljningstyperna kan även läggas upp på kunden i CRM.
För att upprätta en ny försäljningstyp klickar du på "+ ny försäljningstyp" uppe till höger. Du får då upp ett nytt fönster där du kan lägga in en beskrivning och välja vilket konto som ska användas. När all information är inlagd klickar du på skapa.
Försäljningstyper som du själv upprättat blir markerade som egendefinierad medans standardtypern är markerade system.
För att ändra på en försäljningstyp klickar du på de tre prickarna till höger på försäljningstypen. Här kan du ändra konto och beskrivning.
Denna tillgång är tillgänglig för alla med tillgång till bokföringsinställningar.
