I resor och utlägg får du översikt över vad för resor och utlägg som är registrerade per användare. Du kan även registrera resor, utlägg, körningar och grupper via resor och utlägg genom att klicka på plus tecknet.
Resor och utlägg kan filtreras per person och status.
Kom igång med resor och utlägg
Aktivering
Resor och utlägg registreras i lönemodulen och blir en del av lönespecen. För att detta ska bli tillgängligt för användarna behöver man först aktivera det via administration - inställningar - övrigt.
Aktivera egenrapportering (me.24sevenoffice.com)
För att aktivera egenrapportering på enskilda anställda går du in på den anställde som ska kunna egenrapportera via anställda - <anställd> - personuppgifter och bockar i egenrapportering. Här får du sedan upp flera val som kan bockas i och ur, dessa avgör vad den den anställde kan egenrapportera.
Attestering
För att kunna attestera inskickad resa eller utlägg behöver personen ha rollen "attestant" eller en egendefinierad roll som har både "Attest" och "Lönespecar" som tillgångar. Personen kan då attestera för de anställda som man är ledare över i organisationsträdet.Login
De som ska egenrapportera loggar in via me.24sevenoffice.com för att registrera resor och utlägg. En attestant kan även attestera genom att logga in där. Observera att användarnamn och lösenord måste vara inlagt på den anställdes personuppgifter i lönemodulen för att man ska kunna logga in. När den anställde loggat in för första gången rekommenderar vi att man byter lösenordet under inställningar. En användare som även har tillgång till 24SevenOffice kan gå till lönemodulen via dashboard - HR - lön. Observera att användaren måste vara inlagd i lönemodulen.Registrera Resor
Man upprättar en ny resa genom att klicka på plustecknet till höger om resor i översiktsvyn.
Du får sedan upp ett fönster där du kan fylla i resans detaljer.
En resa kan även ha med traktamente. När traktamente läggs till kan man specificera vilka datum traktamentet gäller för, vilket land det gäller för och vilka måltider som ska inkluderas i traktamentet.
På resan kan man även registrera utlägg och körning som en del av resan och behandlas som en del av resan. För att lägga till ett utlägg eller en körning klickar du på plustecknet vid respektive post och fyller ut posterna.
Funktioner vid reseregistrering
Skicka till godkänning. Statusen uppdateras till "Skickat för godkänning"
Klicka på dagarna för att korrigera traktamentet per dag.
Lägg till obegränsat med utlägg och körningar
Klicka på de tre prickarna vid den inlagda posten för att få tillgång till fler alternativ.
Registrera utlägg
Klicka först på plustecknet.
Du får då upp ett fönster där du kan registrera ditt utlägg.
fälten i fönstret är obligatoriska och varje utläggstyp har ett eget set av fält som måste fyllas i.
Registrera körningar
man kan upprätta en körning som en del av en resa eller som en egen post utanför resan. Klicka på plustecknet för att lägga till en ny körning och fyll i uppgifterna i fältet som poppar upp.
Genom att klicka på "Beräkna" beräknas avståndet utifrån den information som du matat in. Om man manuellt vill lägga in avståndsdata är det bara att skriva in avståndet manuellt. Summan beräknas automatiskt från avstånd efter att ändring gjorts.
Attestera resor och utlägg
Attesteringsfunktionen är tillgänglig på huvudnivå för de med attestantbehörighet eller på organisationsnivå för de anställda/ledaren.
Man kan attestera både via mobilen och via nätet. klicka på "Attest" i menyn till vänster för att komma till attesteringsvyn.
Funktioner:
Avvisa. Markera de poster och/eller personer som ska avvisas och klicka på avvisa. Fyll i orsak till avvisningen och klicka på spara. De markerade posterna blir då avvisade med status avvisad. Avvisade poster kan ses både under statusen "avvisade" och "preliminär", den anställde behöver då endast korrigera utlägget och skicka in den för attestering igen.
Godkänn. Statusen ändras från "Skickat till godkänning" till "godkänt"
Du kan begränsa vad som visas genom att använda filtret överst på sidan.
Klicka på pilen ute till höger på posten för att få mer information om den inlagda posten. Via attest kan man även ändra konto, moms och belopp på utlägg.
Status resa och utlägg
Registrerat - 
Skickat till godkänning - 
Godkänt - 
Avvisat - 
Kontrollerat - 
Kontroll avvisad -
Loggning av resa och utlägg
Alla händelser, statusändringar och andra viktiga fält loggas. loggen finns tillgänglig för alla anställda/användare som har tillgång till posten i den status som posten befinner sig i.
För att få fram loggen i attest klickar du på postens statusikon, i resa och utlägg klickar du på de tre prickarna och klickar på "logg".
Kontroll och generering av löneunderlag
Sista steget innan man kan upprätta ett löneunderlag är en sista kontroll av de attesterade posterna. Gå till attest och filtrera på godkända för att få fram de poster som tidigare blivit godkända så att du kan kontrollera de.
Här kan man låsa upp posterna så de skickas tillbaka till registrerade och behöver godkännas igen. På utlägg kan man även ändra anställd, konto, moms och belopp. När posterna är kontrollerade och hanterade markerar man de poster som ska avvisas eller användas som löneunderlag och klickar på respektive knapp uppe till höger.
Avvisade poster kan ses både under statusen "avvisade" och "preliminär", den anställde behöver då endast korrigera utlägget och skicka in den för attestering igen.
Om man har en öppen ordinarie eller extra lönekörning när man klickar på "Skapa löneunderlag" får man upp en ruta där man kan välja vilken lönekörning som posterna ska läggas till på. Bara välj den lönekörning som ska användas och klicka på "Skapa".
Om det inte finns någon öppen lönekörning får man ett meddelande om det med information att händelserna kommer att läggas in på kommande lönekörning. Klicka på "Skapa" för att attestera posterna.
