Gå till huvudmenyn och utvidga menyn och välj Administration > Import. Om ni valt att applicera vår nya navigation så når ni denna funktion via huvudsidan och menyn till vänster och Administration > Import/Export.
Klicka här för att se en guide på hur du importerar SIE
För att starta en ny import, klicka på plus-ikonen överst till höger. Namnge importen i rutan som dyker upp.
Därefter klickar ni på Import överst till höger.
Import – Ladda upp fil
Välj Import och Ladda upp fil och välj vilket filformat ni önskar använda. Per nu så stöttar vi SIE 4. SIE 5 är under utveckling och kommer att lanseras senare. Möjlighet finns att ladda upp fler filer i samma jobb.
Intervall behöver enbart anges om man önskar läsa in en viss period av en fil. Om inte så lämnas dessa fält blanka.
Importen kommer automatiskt att föreslå standardvärden för Kund, Leverantör, Projekt och Avdelning (enligt standard i SIE filformat och reserverade dimensionsnummer). I de flesta fall behöver ingen korrigering göras här. Om filen innehåller momskoder så måste denna dimension anges manuellt.
Dimensioner i sie-filen är definierat som:
#DIM <DimensionsID> ”Dimensionsnamn”
Objekt knutna till respektive dimension är definierat som:
#OBJEKT <DimensionsID> ”ObjektID” ”Objektnamn”
Exempel:
#DIM 8 ”Kund”
#OBJEKT 8 ”100” ”Kund AB”
#DIM 1 ”Avdelning”
#OBJEKT 1 ”10” ”Support”
Mer info kring detta på sid 13-16 i SIE filformat Utgåva 4B som finns för nedladdning hos SIE Gruppen (www.sie.se).
Poster av typen #RTRANS och #BTRANS ignoreras vid import. Mer information i ovan utgåva på sid 32.
Om ni vill importera IB från tidigare år så måste detta markeras längst ned. Det skapas då en samlad verifikation för detta.
Klicka på Ladda upp och invänta att uppladdningen fullförs. Var uppmärksam på de eventuella varningar som dyker upp direkt i detta första steg. Det kan t.ex. handla om verifikationer som inte läses in på grund av att transaktionen inte har något belopp definierat.
Import – Validera
Efter detta landar all inläst data från filen under fliken Obehandlat. Klicka på Import till höger och välj Validera.
Importmodulen kommer nu att kontrollera datan i filen och se om element i filen överensstämmer med standard hos 24SevenOffice och om element redan finns i klienten. Element i denna funktion menar vi vara t.ex. konton, avdelningar och projekt. Element som inte matchar flaggas under fliken Behöver behandling.
Verifikationsserier syns som typ Transaktionssort. Om det inte finns någon specifik serie i filen så kommer detta synas som Id Default. Tryck på Skapa ny och välj vilken serie hos 24SevenOffice som ni önskar matcha respektive transaktionssort i filen mot.
Röd markering – Element kan inte importeras på grund av ogiltiga värden eller att det inte uppfyller 24SevenOffice krav. Det kan också vara så att t.ex. importerat konto inte existerar i 24SevenOffice och att filen inte innehåller all information vi behöver för att automatiskt upprätta kontot. Detta måste då skapas genom att gå till Bokföring > Inställningar. Klicka sedan på symbolen för att validera elementet på nytt eller tryck på Skapa ny och sök och välj för att matcha mot ett existerande element.
Gul markering – Element-ID existerar redan i klienten. Importmodulen matchar automatiskt mot existerande element. Här har man möjligheten att välja om man vill:
- Uppdatera (använd data från filen och spara uppdateringen för detta element)
- Klicka på symbolen och välja att ignorera varningen.
Import – Utför
När alla varningar är hanterade väljer man Import och Validera på nytt för att säkerställa att allt är matchat korrekt. Under Validera kan man även markera respektive rad och till höger se mer detaljer information via Undertyper-Transaktioner. Här ser ni även det som kommer att upprättas via importen som Skapa ny men utan varningar. Dessa måste alltså inte hanteras enligt tidigare steg, Det går fortsatt under Validerat att göra korrigeringar men då krävs det att man Validerar på nytt efteråt. Om inga nya varningar dyker upp går man vidare genom att välja Import och Utför. Här får man ett nytt val att antingen bokföra Direkt eller via Manuell bokföring. För manuell bokföring måste man sedan följa de steg som presenteras.
Momskoder
Om man vill applicera momskoder på de konton i SIE-filen som har detta inställt i kontoplanen i 24SevenOffice så måste importen per nu göras via Manuell bokföring. Då bockar man i ”Överstyr moms” när man väljer det jobb man vill importera via Bokföring och ny bunt.
Beroende på storleken på sie-filen så kan importen ta mer eller mindre tid. Jobbet kommer att ligga kvar under Pågående jobb till dess att det är slutfört.
När importjobbet är klart kommer detta att återfinnas under Tidigare jobb i modulen. Där kan man alltid se när och av vem respektive jobb är utfört samt t.ex. gå in på jobbet under Utfört och se allt som importerats samt respektive verifikationsnummer som skapats.
