Standard import

Du hittar standard importen genom att klicka på förstoringsglaset uppe i vänstra hörnet och söka i listan efter Import.

För att få ett större antal kunder, leverantörer, kontakter eller leads in i systemet kan denna importfunktion användas.

Kom ihåg:

1) Vi stöttar endast Excel, Kommaavgränsad .CSV-format.

2) Det är inte möjligt att koppla flera Excelkolumner till samma fält i systemet.

3) Gå alltid igenom Excelarket och dubbelkolla att allt stämmer innan du importerar.

4) Excelarket måste vara i korrekt format och med förklarande rubriker på de olika fälten. Dvs att den översta raden måste vara tydligt förklarad så att kolumnfälten blir importerade på riktig plats i 24sevenoffice.

Använd helst våra egna begrepp som står i CRM eller det som står i Importvägvisningen. Alla kolumner som ska importeras måste formateras som text. (markera alla fält i excel-arket, högerklicka och välj formatera, och där väljer du text)

Om detta inte är gjort riskerar du att datan inte blir importerad korrekt till 24sevenoffice.

Importfält

Ett exempel på uppsättning i excel för en import med företag. OBS! Om det är fler kontakter som ska importeras tillhörande samma företag så läggs det in en rad för varje kontakt.

Hur importerar jag?

1. Importen görs i några enkla steg. I fösta bilden väljer du vad du vill importera till systemet:

När du har bestämt vad du ska importera klickar du nästa för att komma till steg 2.

2. I nästa bild väljer du vilken formatering som ska användas när du importerar. Standard är Windows- 1252, men du bör dubbelkolla så det gäller för din fil också. Se hur du kollar detta längst ner i artikeln.

3. Nästa steg är att välja filen du ska importera.

Klicka på "välj fil" och välj den från din dator.
Klicka sedan på "kopiera vald fil till server" för att förbereda filen för import.

4. När filen är kopierad kommer du till nästa steg. Där ska du match kolumnerna i excelarket mot den plats i 24sevenoffice den ska importeras mot. Om det är enstaka fält systemet inte klarar att matcha mot automatiskt får du välja det manuellt i listan.

5. Nu kan du välja att förhandsvisa datan som kommer bli importerad. Detta ger dig möjlighet att göra en extra kontroll innan du importerar. Vi rekommenderar att man alltid dubbelkollar att allt stämmer i förhandsvisningen innan man importerar.

Om allt ser OK ut kan man stänga förhandsvisningen och klicka på nästa.

6. Du är nu på det sista steget. Här ser du en översikt över antalet som kommer bli importerat. I rutan under ser du eventuella felmedlanden som kommer upp om något skulle misslyckas.

Klicka på "starta import" för att starta importen.

Du kan då följa processen via översikten på hur många som blir importerade. När allt är klart får du upp en ruta med att importen är fullförd. Du kan då klicka på OK och hittar din importerade data i systemet.

Om någon skulle ha misslyckats ser du de raderna i rutan med "Rows with Errors". Du kan då klicka på knappen "kontrollera rader som misslyckades" för att se mer exakt för de inte gick att importera.

Radera ett importjobb

Om man behöver radera ett importjobb så kan vår support kontaktas inom en vecka efter att importen utfördes. Skriv ned vilken importjobb-ID importen har tilldelats (detta står i den övre vänstra delen av skärmen när man importerar) och informera om att importen önskas raderad. Om importjobb ska raderas bör man INTE ändra på den importerade informationen efter import, eftersom detta kan leda till fel i databasen man importerade till. Se därför noga igenom importen efter att den är slutförd, och kontakta vår kundservice så snart som möjligt om något skall korrigeras. Om det har gått mer än en vecka efter att importen utfördes, måste man hyra in en konsult för att radera importerad data, något som faktureras som minst en timmes konsultarbete eftersom det måste göras manuellt i databasen.

Vilken formatering ska jag välja?

1. För att kontrollera vilken sorts formatering som är vald på importfilen kan man öppna filen och välja ”Spara som”. Man väljer sedan filformatet ”kommaavgränsad CSV-fil”.

2. Innan man sparar så måste man gå vidare in på Verktyg och Webbalternativ.

3. Gå vidare till fliken Kodning. Här visas vilken sorts formatering filen har.