Sätt upp eget konto för order och fakturautskick
Som standard kommer systemet att skicka ut dina e-post ordrar/fakturor via ett systemkonto med adressen «noreply@invoice.24sevenoffice.com». Här erbjuder vi även möjligheten att sätta upp ditt eget e-postkonto som avsändaren för dina ordrar eller fakturor istället för systemkontot. E-postkontot som blir inlagt här kommer att användas för alla användare i företaget som skickar order eller fakturor via e-post.
- Gå till fakturamodulen - inställningar - order/faktura e-post.
- Klicka på "använd egendefinerad email konto".
- Fyll ut alla inställningar för kontot. OBS! Denna information måste du få från din e-postleverantör.
- Klicka på spara för att se så e-postkontot blev tillagt.
Förklaring på alla fält:
Kontonamn: Här lägger du in ett namn på kontot. Ex. Faktura e-post.
Användarinformation
Namn: Här lägger du in det avsändarnamn som du önskar ska visas för mottagaren. Ex. Fakturaavdelningen.
E-postadress: Här lägger du in den e-postadress som ska användas för att skicka e-post.
Påloggningsinformation Denna information får du av din e-postleverantör.
Användarnamn: Här lägger man in användarnamnet till e-postkontot som du får av din e-postleverantör.
Lösenord: Här lägger du in lösenordet till e-postkontot som du får av din e-postleverantör.
Serverinformation Denna information får du av din e-postleverantör.
Server för utgående e-post (SMTP): här lägger du in den adressen till den SMTP-servern som systemets ka användas för utskick av e-post. (Detta får du av din e-postleverantör)
Port för e-post (SMTP): Här lägger man in det portnummer som ska användas till utskick av e-post. (Detta får du av din e-postleverantör)
Använd krypterad koppling: Här väljer man önskad krypteringsnivå. (Detta får du av din e-postleverantör) Man kan välja att använd ”använd automatisk kryptering SSL/TLS” för att låta systemet själv sätta nivån.
Skapa e-postmallar för order och fakturautskick
Under order- och faktura e-post kan man lägga in olika textmallar vid distribution via e-post. Du kan också sätta upp regler på dessa baserat på språk. Exempelvis så kan du skapa en mall med svensk text som du använder för svenska kunder, och du kan skapa en mall med engelsk text som du använder till engelska kunder.
Systemet väljer automatiskt vilken mall som ska användas baserat på vilket språk som är valt under fakturaspråk under inställningar på kundkortet i CRM. I mallen kan du kombinera vanlig text med ”fält kopplingar” ex. <<customer>>som blir ersatt av informationen från fakturan. Detta gör att e-posten kommer att se mer personlig ut till kunderna med information om just den fakturan som du skickar.
- Gå till fakturamodulen - inställningar - order/faktura e-post.
- Klicka på "Lägg till" för att skapa en ny e-post mall för order eller fakturadistribution
- Fyll ut alla information du vill ha med på mallen.
- Du har möjlighet att använda fältkopplingarna på höger sida.
- Klicka på spara när du är klar.
Förklaring på alla fält:
Namn: Lägg till ett namn på e-posten. Ex ”svenska kunder”
Språk: Välj vilket språk du vill att mallen ska vara till. Språket som står valt på fakturaspråk på kundkortet kommer att matchas mot detta valda språk.
Ämne: Välj ett ämne för mallen. Tänk på att du även kan använda ”fält kopplingar” i ämnesfältet för att göra e-posten mer personlig för kunden. Ex. Faktura {Number} Från {Supplier.Name}.
Exempel på en svensk e-postmall med användning av ”fält kopplingar”.
Hej {Customer.Contact.Name}.
Bifogat hittar du faktura nr. {Number}, med förfallodatum {DueDate}.
Om du har några frågor angående denna faktura, kan du kontakta oss på e-postadressen {Supplier.Contact.Email} eller ringa oss på {Supplier.Contact.Phone} så snabbt som möjligt.
Med vänliga hälsningar,
{Supplier.Name}
