Artikelregister

Detta är en av våra gamla moduler som kräver Internet Explorer

Du hittar denna modul under Dashboard/startsidan - sökfunktionen - Artikelregister.

I 24SevenOffice läggs alla produkter in under specifika kategorier. En kategori är en katalog med en beskrivning för de produkterna/varorna/tjänsterna som skall upprättas under den. 

Kategori

Upprätta en ny kategori

Klicka på "Ny kategori" överst till vänster i bilden. Man får då upp ett nytt fönster där man måste skriva in ett namn på kategorin. Man har också tillgång till övriga inställningar som gäller kategorin.

Nedan är en beskrivning av de olika flikarna under en kategori.

Konton

Under Konton klassificerar man hur denna kategori ska bokföras, dvs vilket konto som produkterna i kategorin ska bokföras mot. Välj vilket konto som du vill använda till varje typ av försäljning. Kryssa av i rutan och klicka på knappen Välj. Då får man upp alla konton i som finns att välja mellan i en lista. Välj kontot du önskar använda och klicka sedan på spara. Denna inställning gäller för samtliga produkter som ligger under den kategorin som du är inne på. Om man istället vill ändra konto på respektive produkt måste man göra en ändring under fliken <<typ av försäljning>> som är tillgänglig på varje produkts eget produktkort, som du får fram genom att dubbelklicka på produkten.

Beskrivning

Detta är ett textfält där man kan lägga in en beskrivning för kategorin.

Ändringar av en kategori

Om man gör ändringar på en kategori så kommer produkterna som ligger under kategorin att följa dessa ändringar. Detta är bortsett från om man ändrar konton manuellt på produkten. Då kommer dessa inställningar att överskriva de inställningar som är gjorda i kategorin.

Kategorierna listas upp i alfabetisk ordning under varandra i en trädstruktur. Man kan också skapa underkategorier. När alla kategorierna är på plats kan man börja lägga in produkterna.

Ändra en kategori

• Leta reda på den kategori som ska ändras.
• Högerklicka på kategorin och välj <<Ändra kategori>>.
• Ändra och klicka på Spara och ändringarna blir uppdaterade.

Radera en kategori

• Leta reda på den kategori som ska raderas.
• Högerklicka på kategorin och välj <<Ta bort kategorin>>.

Fler funktioner

Om man högerklickar på kategorierna finns det fler funktioner:

• Visa kategori
• Visa med underkategorier
• Ny kategori
• Ändra kategori
• Ändra pris
• Lagerstyrning
• Ta bort kategori

Produkter

Upprätta en ny artikel/produkt

Klicka på den kategori som du vill upprätta produkten under. Klicka på <<Ny artikel>> nederst till vänster i bilden. Man får då upp ett nytt fönster där man måste skriva in ett namn på artikeln. Artikelnummer blir automatiskt det nästa lediga om du inte fyller ut ett specifikt nummer själv. Fyll sedan ut resterande information som du önskar och klicka på spara.

Efter att du har sparat en artikel/produkt kan du öppna den genom att dubbelklicka på den. Då kommer du se att du får fler alternativ än innan och det är även där du kan göra alla inställningar för artikeln/produkten, som exempelvis vilket konto du vill att den ska bokföras mot.

Val/markering av produkter

Om du vill markera eller avmarkera alla produkter i en kategori kan du använda snabbkommando-knapparna överst till höger. Den gröna knappen markerar alla produkterna, och den röda x-knappen tar bort markeringarna igen.

Sortering av produkter

Produkter kan sorteras efter de olika kolumnöverskrifterna. Produkter kan sorteras efter produktnummer, produktnamn, inpris, utpris etc. Man klickar då på den kolumnöverskrift man vill sortera på. En pil till höger om kolumnöverskriften visar om den sorteras minskande (PIL NED) eller ökande (PIL UPP).

Ändra en artikel/produkt

Sök upp produkten som ska ändra antingen genom att använda sökmotorn nederst i artikelregistret eller bara genom att leta upp den i artikellistan. Dubbelklicka på produkten och lägg in de önskade ändringarna och klicka på Ändra. Om man ska ändra på flera produkter samtidigt, kan man trycka på ”Tillåt ändringar”-knappen längst ned på Artikelregister-sidan. Det öppnar för att man kan redigera produktens egenskaper direkt, såsom pris. Kom ihåg att trycka på ”Deaktivera ändring” när alla ändringar är gjorda. Ändringarna kommer att sparas automatiskt.

Hur ändrar man pris

Markera den produkt som du ska ändra priset på. Dubbelklicka på produkten. Du kan nu ändra priset på produkten och sedan klicka på Ändra så att priset uppdateras.

Tryck på ”Tillåt ändringar”-knappen längst ned på Artikelregister-sidan. Det öppnar upp för att man kan redigera produktens egenskaper direkt, som exempelvis pris. Kom ihåg att trycka på ”Deaktivera ändring” när alla ändringar är gjorda. Ändringarna kommer att sparas automatiskt.

Indirekta kostnader

Indirekta kostnader har inte någon betydelse i redovisningen. Om det är en direkt och mätbar kostnad som är en del av produkten (exempelvis frakt) så bör inte detta vara en del av den indirekta kostnaden, utan bör föras separat.

Statistik över försäljning av produkter – Kategori eller enskilda produkter

Om du vill få upp en lista över alla produkterna som du har registrerat kan du välja <<Visa alla>> när du går in på Ekonomi – Produkter – Artikelregister. Här kan du också skriva ut alla produkter. Denna lista visar dig både pris och antal varor kvar på lagret om produkterna är lager styrda.

Om du behöver en översikt över hur mycket du har sålt av en bestämd produkt eller produktkategori kan du gå in i Rapporter – Ekonomi - Order/faktura och välja Produktförsäljning.

Här kan du använda de olika filtrerings alternativen som finns för att få fram den rapport som du önskar.

När du har valt de filter som du önskar klickar du på generera för att skapa rapporten. Därifrån har du även möjligheten att exportera den till Excel.

Strukturvaror

En strukturvara är en produkt som består av flera underprodukter. Detta kan vara exempelvis ett bord som består av en bordsplatta och fyra bordsben

För att upprätta en produkt som består av flera produkter, alltså en strukturvara, gör man följande:

Upprätta en ny produkt. Spara och gå därefter in på produkten igen och vidare till fliken ”Strukturvara” i den nya produkten. Här kryssar man för att produkten ska vara en Strukturvara. Sedan söker man upp alla produkter som ska vara en del av strukturvaran. Dubbelklicka på produkterna för att lägga till dem i strukturvaran och spara. Prisen på strukturvaran sätts automatiskt ut från priset på produkterna som strukturvaran består av.

Observera att det inte är möjligt att lägga till en strukturvara som en underprodukt i en annan strukturvara.