Här går vi igenom funktionen Attestflöde i AI. Detta är en funktion för att sätta upp och bygga egna automatiska attestflöden i AI. Du hittar denna funktionen under fliken Admin i menyn högst upp.
Kontakta vårt AI team via chatten för att aktivera denna funktion
Hur fungerar Attestflöde?
Attestflödet är uppbyggt på ett sätt så du kan sätta upp automatiska attestflöden för din fakturor. Reglerna (även kallad trigger) är det som styr vilket attestflöde som ska användas på vilken faktura. På ett attestflöde kan du välja att aktivera regler på bruttosumma, leverantör, konto, avdelning och projekt.
På varje attestflöde kan du sedan välja attestanter och atteststeg. Här lägger du in de personer/attestanter som ska ingå i ditt attestflöde. Du kan även sätta upp atteststeg i ett attestflöde vilket ger dig ytterligare en möjlighet att anpassa attestflödet på en djupare nivå.
Alla attestflöden du sätter upp ligger också i ett prioriteringsflöde som följer uppifrån och ner i listan. Det betyder att alla fakturor matchas mot attestflödet som ligger överst i din lista och fortsätter nedåt tills värdena på fakturan matchar något av dina attestflöden.
Exempel: Du kan sätta upp attestflöde 1 som har som regel att gälla för alla fakturor med avdelning "Norr 2021". I det attestflödet har du två atteststeg. I atteststeg 1 ligger Joel som alltid ska attestera fakturor med avdelning Norr 2021. I steg 2 ligger Anna som endast ska attestera fakturor med avdelning Norr 2021om beloppet är över 10 000kr.
I attestflöde 2 sätter du som regel att gälla för alla fakturor över 30 000kr. I atteststeg 1 ligger Pär och Malin som ska attestera alla fakturor över 30 000kr.
I attestflöde 3 sätter du ingen regel vilket innebär att detta flöde kommer gälla för alla fakturor som inte matchar någon av reglerna i attestflöde 1 eller 2. Detta är ett så kallat "fånga upp" flöde som fångar upp alla fakturor. Här ligger Lisa som attestant i steg 1.
Med dessa attestflöden uppsatta betyder det att:
- Alla fakturor med avdelning Norr 2021 kommer följa attestflöde 1, och gå till Joel först, samt Anna om beloppet är över 10 000kr.
- Om fakturan inte har avdelning Norr 2021 men är över 30 000kr kommer den följa attestflöde 2, och gå till Pär och Malin.
- Om fakturan inte har avdelning Norr 2021 och är under 30 000kr kommer den följa attestflöde 3 och gå till Lisa.
För att se hur du skapar ett nytt attestflöde kan du klicka här
Skicka en faktura på attest via Attestflödet
När du har dina attestflöden uppsatta är det dags att köra igång. För att skicka en faktura på attest markerar du den och klickar på Attest - Skicka (Alt+A). Då kommer fakturan automatiskt att matchas mot de attestflöden och regler du har satt upp, och du får nu upp en ruta som förhandsvisar vilket flöde fakturan har matchas mot och som den kommer skickas till.
