Bokföring med AI
Tre olika nivåer på visning av fakturan
Varje faktura har tre olika nivåer. Huvudnivå, konteringsnivå och fakturaradnivå. I översikten på mottaget ser du varje faktura på huvudnivå. Där visas en översikt/förhandsvisning av fakturan som t.ex Leverantör, fakturanummer, datum och belopp.
Klicka Enter en gång för att öppna fakturan du står på. Då öppnas fakturan på konteringsnivå. Här visas en summering av artikelrader/fakturarader baserat på hur de kommer bokföras. En egen konteringsrad skapas om artikelrader/fakturarader exempelvis har olika kostnadskonton, momssats, avdelning, projekt eller periodisering. Om du navigerar dig ner på en av konteringsraderna så ser du också var ifrån AI har hämtat informationen på fakturan genom en grön markering på fakturabilden.
Klicka Enter en gång på konteringsraden. Då öppnas den på fakturaradnivå. Här ser du alla artikelrader/fakturarader som ligger till grund för konteringsraden.
Du kan välja vilka kolumner som ska visas och i vilken ordning de ska vara. Kontakta support via chattbubblan nere till höger för detta.
Ändra information på fakturan
För att göra ändringar på fakturan klickar du Enter en gång för att sätta fokus i den rutan du står och skriver in informationen, och klickar sedan Enter igen för att spara.
Ändvänd Esc för att gå tillbaka ett steg.
Verifikationsmall och motkonto
Det är möjligt att direkt i AI välja vilken verifikationsmall som underlaget ska bokföras på samt vilket motkonto som ska användas vid konteringen. Detta gör att du kan bokföra saker som bankbilagor eller annat som ska direkt bokföras på annat konto än leverantörsreskontran.
Du gör detta enkelt genom att välja verifikationsmall (även kallat dokumenttyp) på fakturaraden. Den hämtar då upp alla verifikationsmallar du har i 24SevenOffice som du kan välja mellan. Detsamma gäller mottkonto då den visar kontoplanen som du har i 24SevenOffice och du kan enkelt välja vilket konto du vill att den ska bokföras mot.
Alla inskickade bilagor tolkas som ingående fakturor. Så om du inte väljer någon verifikationsmall så blir det automatiskt valt ingående faktura.
OBS! Kontakta vårt AI team via chatten nere i högra hörnet om du är intresserad av att börja använda detta.
Åtgärder
Alla åtgärder som finns att göra med en faktura hittar du längst ner i bilden. Markera en eller flera fakturor med mellanslag eller genom att klicka i den vita boxen till vänster av fakturan för att göra en åtgärd.
Bokför: Bokför de valda fakturorna.
Ta bort: Tar bort de valda fakturorna.
Flytta till: Flytta de valda fakturorna till kön Okänd, Granska eller Ok.
Attest: Skicka de valda fakturorna på attest eller avbryt attestflödet.
Ytterligare åtgärder:
- Överför: Överför de valda fakturorna till 24SevenOffice. De hamnar då i en egen bunt i bokföringsmodulen där du manuellt kan bokföra dem.
- Dela upp: Dela upp fakturasidorna om det ligger flera fakturor inne på en och samma. Scrolla ner och markera den första sidan på en ny faktura och klicka på "dela upp".
- Sammanfoga: Sammanfoga de markerade fakturorna.
- Tilldela stämpelnummer: Tilldela den markerade fakturans sidor till ett existerande stämpelnummer i 24SevenOffice. Dessa sidor läggs då till på det valda stämpelnumret i 24SevenOffice.
Tänk på att minst en faktura måste vara markerad för att åtgärdsraden ska gå att klicka på
