AI - Mottag – Hjälpcenter

AI mottaget är platsen dit alla leverenstörs fakturor kommer. När en faktura kommer till AI mottaget så tolkas den automatiskt av AI motorn. AI läser av all information på fakturan så som leverantör, belopp och all övrig information, samt bestämmer hur fakturan ska bokföras utifrån det den tolkat på fakturan. Du kan läsa mer om bokföringsdelen av AI här.

Generellt om AI mottaget

I AI mottaget hamnar alla fakturor på en egen rad som du ser på bilden nedan. På den raden finns huvudinformation om fakturan så som leverantör, belopp, moms, fakturanr, fakturadatum, förfallodatum etc. Detta är för att du enkelt i översikten ska kunna se en sammanfattning av faktura. Du kan även använda dig av de olika sorterings och filtreringsfunktionerna som finns för att enklare hittad et du söker.

För att navigera sig runt här rekommenderar vi att alltid använda sig av snabbkommandon. Det är främst piltangenterna (för att flytta sig runt), Enter (för att öppna och sätta fokus där du står) och Esc (för att gå tillbaka ett steg) som du bör använda.

När du står på en faktura så visas bilden av fakturan på höger sida. Detta gör att du enkelt kan kontrollera de saker som AI motorn inte är helt säker på och eventuellt korrigera om något skulle vara fel.

Träffsäkerhet och status

Träffsäkerhet

I AI mottaget så får alla värden som AI har tolkat en summa på hur träffsäker AI är på att den tolkat rätt. Detta visas med hjälp av siffror och en grön/gul/röd symbol.

Typ	Förklaring
Skala 0,00-1,0	En träffsäkerhet mellan 0,00-1,0
Grön symbol	AI är säker på att värdet stämmer
Gul symbol	AI är inte helt säker på att värdet stämmer, bör kontrolleras
Röd symbol	AI är osäker på värdet, bör kontrolleras

Exempel 1:

I bilden nedan visar vi ett exempel på träffsäkerheten på förfallodatum. Här ser vi att den har en grön symbol under det valda datumet som AI har tolkat. Det betyder att den är säker på att datumet är korrekt. Klickar du uppalternativen som AI har valt mellan så ser du även hur säker den är på en skala 0-1,0 samt att den visar var den hämtat datumet ifrån på fakturan. I detta tillfälle är den alltså 0,83 av 1,0 säker på att det valda datumet är korrekt. Den ger även ett alternativ nr 2 men som visar 0,01 av 1,0 vilket betyder att det är säker på att det datumet inte stämmer.

Exempel 2:

Tittar vi istället på detta exempel där datumet visas med en röd symbol så visar AI att den inte är säker på att detta värde är korrekt. Det visas också med en träffsäkerhet på 0,01 av 1,0. Vi ser även på fakturan, markerat i grönt var den har läst datumet ifrån och vi kan också se att det inte är korrekt. Då får man korrigera detta innan man bokför fakturan.

Så i utgångspunkt ska du endast behöva kontrollera de värde som AI motorn själv inte är säker på att den hittat rätt.

Status

Det finns två olika typer av statusar i AI, fakturastatus och atteststatus.

Fakturastatus:

Alla fakturor i AI mottaget har en fakturastatus. Det är beroende på om den är bokförd direkt från AI, manuellt överförd till 24SevenOffice etc. Dessa statusar gör att du kan filtrera ut fakturorna med hjälp av filtret så att du snabbt och enkelt endast får upp de fakturorna som du vill se.

Om du står i kolumnen status och klickar Enter så får du även upp full ändringshistorik på fakturan

Nedan beskrivs fakturastatusarna som finns idag.

Symbol	Förklaring
	Unreviewed. Betyder att denna faktura inte är hanterad ännu.
	Reviewed. Betyder att denna fakturan är markerad som hanterad.
	Posted. Betyder att fakturan är bokförd från AI.
	Transferred. Betyder att fakturan är manuellt överförd till bokföringsmodulen i 24SevenOffice.
	Duplicate. Betyder att det finns en dubblett av denna faktura.

Atteststatus:

Alla fakturor i AI får även en atteststatus. Detta för att du ska kunna sortera och filtrera ut fakturorna baserat på vilken atteststatus de är i. Det gör även att du enkelt kan se i översikten av fakturorna vart de befinner sig.

Nedan beskrivs atteststatusarna som finns idag.

Symbol	Förklaring
	Ingen attest startad ännu.
	Pågående attestflöde. Fakturan väntar på attest.
	Attesterad. Fakturan är attesterad och klar för att bokföras.
	Avvisad. Fakturan är avvisad.