Ett distributionsflöde är en samling regler för hur systemet ska behandla en faktura när den ska distribueras. Man kan lägga in flöden baserat på antingen Land eller kund/kundgrupp.
Systemet har ett standardflöde som gäller för alla kunder om man inte lägger in egna distributionsflöden. Standardflödet innehåller metoden E-post. Om fakturamottagarens e-postadress inte är registrerat på fakturan, lägger fakturan sig till manuell behandling i utskicksöversikten.
Du kommer åt distributionsflödet via Fakturering - Administration - Inställningar - Distributionsflöde.
Skapa ett eget distributionsflöde
Om man vill att vissa kunder ska behandlas på ett annat sätt än vad som är standard, kan man lägga upp ett nytt distributionsflöde på följande sätt:
- Klicka på ”lägg till” för att skapa ett nytt distributionsflöde.
- Ge flödet ett namn, i vårt exempel ”Ny distributionsflöde".
- Konfigurera prioriteringarna genom att dra och släppa önskad distributionsmetod på önskad prioritetsnivå i regelhierarkin. I vårt exempel placerar vi metoden «Epost» som första och «CloudPrint» som andra metod i flödet. Rekommenderat flöde är Peppol först och E-post som nr 2. Läs mer om Peppol här.
- Gå till fliken Mottagare och välj vilket land eller vilka kunder / kundtyper som distributionsflödet ska gälla för. Om du inte lägger in något här som kommer detta distributionsflöde att gälla alla kunder.
- Viktigt: Det är en prioritetsnivå också i listan över Distributionsflöden till vänster i skärmbilden också. Man använder knapparna PIL UPP och PIL NED för att flytta de olika distributionsflödena upp eller ner i hierarkien. Flödet som ligger överst i listan kontrolleras först, om kunden inte matchas med mottagarna i detta flöde kontrolleras flöde nr 2, osv. Standardflödet ligger längst ner i listan för att fånga upp alla kunder som inte innefattas av andra distributionsflöden.
Förklaring hur distributionsflödet fungerar
När detta nu är uppsatt enligt exemplet ovan betyder det att fakturor som faktureras med distributionsmetod ”automatisk distribution” kommer att använda ditt distributionsflöde. I praktiken betyder detta att när en faktura med denna uppsättning skickas, så försöker systemet att skicka via det första distributionsflödet (Ny distributionsflöde) först.
I detta fall har vi inte valt några specifika mottagare eller länder vilket gör att det första distributionsflödet matchar fakturan och blir därmed valt.
Då försöker systemet skicka fakturan via den först prioriterade distributionen som i detta fall är e-post. Om systemet hittar en inlagd faktura e-postadress så skickas fakturan till den. Om inte, så går den vidare till prioritet nr. 2 som i detta fall är CloudPrint osv.
