Börja med att gå till inställningar av mallar. Detta hittar du genom att gå till fakturamodulen – inställningar – mallar. Här är utgångspunkten när du gör allt ifrån att skapa/redigera eller välja vilken mall du vill använda. Här ser du även alla systemmallarna som är tillgänglig, och det är också dem man utgår ifrån när man ska skapa sin egen.
Steg för steg hur du redigerar en faktura- /ordermall
- Markera en av systemmallarna som finns tillgängliga. (välj den mallen med det språk som du önskar)
- Välj ”ladda ner”
för att spara ner en kopia av den mallen på din dator. Det är den sparade kopian som du nu ska redigera till din egen mall. Vi rekommenderar att du använder programmet OpenOffice writer (som är gratis) eller Microsoft Word för att kunna öppna/redigera mallen på ett bra sätt. - Öppna den sparade mallen och genomför dina önskade ändringar. Exempelvis: infoga en bild av din logga, lägg till eller ta bort fält som inte behövs, ändra färg och teckensnitt på kolumner, rubriker osv.
- De fält som finns tillgängliga att använda hittar du under knappen ”Fält”
, där är det också en kort beskrivning av vad de innebär. Markera det fält du önskar använda och kopiera med snabbkommando Ctrl+C (Windows) eller CMD+C (MacOS). - Klistra sedan in fältet i din fakturamall med snabbkommando Ctrl+V (Windows) eller CMD+V (MacOS).
- När du har gjort dina ändringar och är nöjd så sparar du ner din mall på din dator.
- Gå sedan tillbaka till 24SevenOffice och klicka på knappen ”Ny”
, för att ladda upp din fakturamall i systemet. - När mallen är uppladdad kan du klicka på förhandsvisning-symbolen till höger
för att se hur din mall kommer att se ut med fakturainformation ifylld. - Klicka på redigera-symbolen
eller dubbelklicka på mallen om du vill justera namn, ändra standardmall eller sätta regler. De färdiga systemmallarna går inte att redigera. (se mer om regler längre ner) - Klicka på radera-symbolen
för att radera en mall. Systemmallarna går inte att radera.
Skapa regler på en faktura- eller ordermall
Alla anpassade mallar kan sättas upp så att de automatiskt blir använda om en faktura uppfyller en eller flera kriterier som du kan sätta upp under regler. De tillgängliga kriterierna är Land, Språk och Kund.
Land: Om du väljer ett specifikt land så kommer den mallen att användas vid utskrift av fakturor som tillhör kunder med detta land valt på kundkortet i CRM.
Språk: Om du väljer ett specifikt språk kommer den mallen att användas vid utskrift av fakturor som tillhör kunder med detta språk valt på kundkortet i CRM.
Kund: Här kan man lägga in specifika kunder som mallen ska gälla för. Om du lägger in en kund på en mall så behöver du inte sätta upp regler för vare sig land eller språk.
