Orderhanteringen
Här kommer du direkt in i bilden där du kan upprätta en order eller faktura. I menyn högst upp ser du de handlingar som finns att göra i orderhanteringen.
Orderhanteringen är uppbyggd på ett sätt där du har all kundinformation som ska vara med på ordern eller fakturan högst upp under menyn i de olika boxarna. Direkt under den finns varukorgen där du kan lägga till produkter som ska faktureras. Och till höger om varukorgen hittar du en sammanfattning på ordern eller fakturan.
Här kan du se en förklaring på hur du enkelt kan skapa en order eller faktura.
Här kommer en förklaring på alla handlingar i menyn:
Ny
För att upprätta en ny order, klickar du på Ny. Om du har gjort ändringar i en befintlig order, kom ihåg att spara innan du upprättar en ny order.
Sök
Här kan du söka upp tidigare ordrar och fakturor istället för att gå till order- eller fakturalistan och söka upp dem där.
Spara
Med spara-knappen sparar du ordern. Notera att om orderstatusen står som Fakturera, kommer ordern faktureras och bokföras om man väljer att spara ordern.
Fakturera
Oberoende av vad som står i orderstatus-fältet kommer fakturan nu att bli fakturerad och bokförd.
Kopiera
Ger dig möjlighet till att kopiera den order som du har hämtat upp antingen via Sök-knappen eller via order- eller fakturalistan.
Kreditfaktura
Om du har öppnat en faktura från antingen fakturalistan eller Sök kommer du nu ha möjlighet till att skapa en kreditfaktura. Beloppet i fältet ”Summa” visas nu som negativt och en textrad har infogats i ordern med texten ”kreditfaktura för faktura xxx, och orderstatus är satt till Kreditera. För att få fakturan krediterad måste man klicka på Spara.
Radera
Om man öppnar en order som på en tidigare tidpunkt är sparad så kan man klicka på detta val för att radera ordern (denna handling går inte att ångra). Observera att fakturor är ett undantag, dessa måste istället krediteras. Fakturor kan inte raderas på grund av bokföringsregler.
Avancerad
Om du saknar några fält i orderlayouten, kan du under Avancerad alltid hitta samtliga fält och inställningar. Detta menyval är indelat i följande kategorier:
- Orderinformation: ordernummer, orderstatus, orderdatum och vår referens
- Fakturainformation: fakturanummer, fakturadatum, kommentar (internt bruk), fakturatext (externt ut till kund), betalningstid och betalningssätt
- Kundinformation: kund, organisationsnummer, adress, postnummer, postort, stad, stat, land och kundreferens
- Levereringsinformation: kund, adress, postnummer, postort, stad, stat, land, leveransdatum, telefon, leveranssätt, alternativ
- Attesteringsinformation: Kundnummer, adress
- Beräkning av pris: Inklusive moms, Typ av försäljning, Prislista, Öresavrundning
- Fakturaavgift: Aktivera, gräns, Belopp
- Fakturalänkar: Avdelning, Projekt, Säljmöjlighet, Kampanj, Produktionsansvarig, Produktionsnummer, Referensnummer
- Valuta: Valuta, Valutakurs
- Bokföring: Skicka till factoring, uppdatera ej lagret, Periodisering, Dimensioner
- Utskick: Distributionsmetod, Faktura e-post, Fakturamall
Logg
Historik över vad som är gjort med ordern tidigare
Bifoga filer
Här kan du bifoga filer till din order eller faktura. Observera att ordern måste vara sparad för att lägga till en bifogad fil.
Produkter
Gör det möjligt att söka upp produkter och upprätta en ny produkt. Genom ett klick på ikonen med kikaren kan man söka på produktnummer, namn, EAN nummer, beskrivelse, kategori, leverantör, leverantörens produkt nr, leverantörens varukod och leverantörens produktnamn. Om du skriver in * i sökfältet följt av texten som du önskar söka på, kommer den söka på produkter som innehåller texten som har skrivits in. Man kan också lägga produkter till ordern genom att dubbelklicka på en produkt i sökresultatet.
Kunder
Ger dig en möjlighet till att söka upp existerande kunder i CRM, och skapa nya kunder. Det finns även ett Avancerat sök som kan kommas åt genom att klicka förstoringsglas-knappen. Den avancerade sökfunktionen ger dig möjlighet att söka på namn, kundnummer, org nr, telefon, adress, stad, postnummer och postort. Kunden kan läggas till i ordern/fakturan genom att dubbelklicka på sökresultatet.
Skriv ut
När en order är öppen, sparad eller fakturerad är det möjligt att skriva ut.
Skicka
Här kan du skicka fakturan via e-post.
Skriv ut/skicka
Alla utskicksmetoder är baserade på PDF. När en order blir fakturerad, genereras automatiskt en PDF-fil av fakturan som kan användas till att antingen skicka fakturan per e-post och till utskrift av fakturan. Detta för att försäkra sig om att dokumentet är identiskt oberoende av vilken sorts utskick som används mot kunden. Om flera fakturor skrivs ut samtidigt, blir de automatiskt sammanställda till en samlad PDF-fil så att man bara behöver skriva ut en fil.
