Attestering är funktionen där du kan få full översikt över dina och företagets fakturor som skal attesteras.
Översikt attestering
När du öppnar attestfunktionen får du upp en meny med fem olika val. Det första valet från vänster är ett filter för vilka fakturor som ska visas i din bild. Val två och tre är olika bildvisningar för hur du ska se fakturorna, i bildform eller i en tabell. Efter dessa kommer en knapp för att skicka en påminnelse till attestanten och en export funktion för att exportera en lista till Excel.
Filtrering
I filtreringen finns sju olika alternativ.
Mina: Visar fakturor som är tilldelade och väntar på attest hos den inloggade användaren.
Ej tilldelade: Visar fakturor som inte har blivit tilldelad någon.
Tilldelade: Visar alla fakturor som är tilldelade och väntar på attest.
Avvisade: Visar fakturor som är avvisade.
Attesterade: Visar fakturor som är attesterade.
Min historik: Visar fakturor som tidigare har blivit attesterade.
Alla: Visar alla fakturor.
Vilken av dessa filter du kan se kan variera beroende på vilka behörigheter/tillgångar din användare har.
Bildvisning
Det finns två olika visningar att välja mellan, bildvisning och tabellvisning. Alla fakturor är också markerade med olika färger beroende på vilken status de har. Färgerna förklaras lite längre ned i artikeln.
Det första visningsalternativet är att se alla fakturor i bildformat. Då får du en översikt över alla fakturor med en bild och stämpelnummer uppe i högra hörnet på varje bild. Du kan hålla muspekaren över en av bilderna för att få lite mer information om fakturan du ska attestera. Du väljer en av fakturorna genom att klicka på den. Då kommer du vidare till attesteringsbilden.
Det andra visningsalternativet är en tabellvisning. Där visas det en linje för varje faktura. Även alla dessa har en färgikon beroende på vilken status de har, som förklaras lite längre ned i artikel. Dubbelklicka på linjen för att öppna fakturan. Då kommer du vidare till attesteringsbilden.
Här har du också möjlighet att ändra visningen mer efter dina preferenser. Det kan göras genom att lägga till/ta bort kolumner, ändra ordningsföljd och ändra sortering på kolumnerna. För att få fram de olika alternativen håller du muspekaren på en av kolumnerna och klickar på den lilla pilen som dyker upp.
Förklaring på de olika färgerna:
Blå: Fakturor som du själv ligger som nästa attestant.
Orange: Fakturan ligger för attest hos någon annan än dig.
Vit: Ingen attestant är tilldelad denna faktura.
Grön: Fakturan är attesterad och kan bokföras.
Röd: Fakturan är avvisad.
Från tabellvisningen så har du även möjlighet att skicka en påminnelse till attestanten. Det gör du genom att klicka på det lilla kuvertet i menyn högst upp och du får attestanten en notis i systemet samt ett e-post beroende på vilka aviseringsinställningar de har valt.
Det sista alternativet i menyn är en export funktion där du kan exportera ut en lista på fakturor till Excel.
Attestera i flera företag samtidigt
Om du har flera företag i 24SevenOffice som du ska attestera fakturor i så finns möjligheten att visa alla dessa samtidigt för att slippa logga in och ut på varje företag/klient. Överst till höger i tabellvisningen finns ett litet kugghjul där du har möjlighet att välja bland dina företag och vilka som ska visas samtidigt i attesteringen. Välj de företag som du vill se och klicka på Ok.
Attesteringsbilden
När du har klickat dig in på en faktura från bild- eller tabellvisningen kommer du till attesteringsbilden.
Den kan delas upp i två delar där den övre delen är verifikationsinformation och den nedre delen är attesteringen.
I menylistan högst upp finns fyra olika alternativ. Tillbaka till inboxen, bläddra fram och tillbaka bland fakturorna, visa bilden i ett externt fönster och skriv ut bilden.
Övre delen
I den övre delen av attesteringsbilden finns verifikationsinformation. Den består till vänster av all information kring fakturan som blev registrerat i mottaget. Och till höger är bildvisningen av fakturan.
Nedre delen
I den nedre hittar du attesteringen. Här finns det två olika flikar:
Historik: Visar all historik som har skett på den aktuella fakturan
Konteringsinformation: Här har du möjlighet att kontera stämpelnummret innan du skickar det på attest. Stämpelnummer som konteras i attesteringen hamnar i bunten som heter "attesterade verifikationer" i bokföringen. De kan inte korrigeras i bokföringen efter att den är attesterad.
Var därför noggrann att all information som blir inlagt här stämmer. Om du önskar att göra en ändring på bokföringen efter att den har blivit attesterad måste du lägga till dig själv igen som attestant. Då öppnas den upp för redigering. Du kan då hämta upp den under bunten "mina verifikationer" och göra ändringarna och klicka på bokför. Den flyttas då tillbaka till "attesterade verifikationer" där du kan bokföra den.
Till höger finns attestflödet. Där har du möjlighet att se och ändra på attestflödet på den aktuella fakturan. Du kan lägga till personer från listan, ta bort nuvarande attestanter eller aktivera attesteringsregler vi knapparna till höger.
I botten på bilden finns de handlingar som du kan utföra på fakturan.
Attestera: Attesterar fakturan och skickar den vidare till nästa person i attesteringsflödet.
Avvisa: Avvisar fakturan. För att avvisa fakturan krävs det en kommentar.
Vidarebefordra: Ger dig möjlighet att vidarebefordra eller attestera och vidarebefordra. Välj personen du vill skicka vidare fakturan till i listan och välj sedan vidarebefordra eller attestera och vidarebefordra.
Radera: Detta valet är endast möjligt om fakturan är avvisad. Det ger dig möjlighet att skicka tillbaka fakturan till mottaget (den hamnar då under tilldelade sidor), radera fakturan permanent eller arkivera. Om du väljer att arkivera fakturan så ligger den kvar i systemet med ett stämpelnummer som gör att den bli sökbar i framtiden.
Lägg till kommentar: Välj denna om du önskar att lägga till en kommentar i samband med attestering.
