Mottaget är där alla fakturor och bilagor hamnar som skickas in till systemet.
Här kan du skicka in via Elektroniska fakturor, e-post eller ladda upp direkt från din enhet.
Formaten som stöttas är JPEG, TIFF, PDF, PNG, HTML, Peppol/EHF, DOCX, XLSX, ODT, och DnbNor.xml.
Översikt i mottaget
Utseendet i mottaget kan delas in i två olika delar. Den övre delen visar de bilagor som är inskickat men som ännu inte är hanterat. Och den nedre delen visar information om den bilagan som du är igång att hantera.
Här kommer en förklaring på menyn som finns i den över delen.
Inbox
Här visas alla bilagor som har skickats in, men som ännu inte har blivit hanterat och tilldelat ett stämpelnummer.
Tilldelade sidor
Under tilldelade sidor ligger alla bilagor som har skickats in och blivit tilldelat ett stämpelnummer, men som ännu inte har skickats på attest eller till bokföringen.
Uppdatera
Uppdaterar inboxen i mottaget.
Dela
Du kan använda dig av denna knappen om det har skickats in flera fakturor i samma fil och du vill dela upp dessa. Markera bilagan och klicka på "dela".
Radera
Här kan du radera bilagor som ligger i Inboxen. OBS! detta går inte att ångra.
Extern visning
Detta kan du använda om du arbetar med två skärmar och vill ha bilden på den inskannade bilagan på en egen skärm.
Inställningar
Här kan du hantera inställningar för mottaget. Du kan slå av och på automatiskt textslutförande, attestering, stämpelnummerserier och automatisk OCR-tolkning på bilagorna.
Skriv ut
Om du önskar att skriva ut en bilaga från mottaget. Markera bilagan och klicka på skriv ut.
OCR köstatus
Här visas loggen över inkomna bilagor till mottaget i den senaste perioden. Loggen visar datum för när bilagan blev mottagen, avsändare, mottagare och information om filen som kom in.
Upload
Här kan du ladda upp bilagor direkt från din enhet till Inboxen.
Navigeringspilar
För att navigera mellan de olika bilagorna kan du använda dessa pilar. De två yttersta pilarna tar dig från första till sista, medan de två inre pilarna låter dig bläddra från en bilaga till nästa.
Mottagsadress
E-postadressen som du ser uppe i högra hörnet är adressen till mottaget. Alla bilagor som skickas direkt till denna adress kommer dyka upp i inboxen i mottaget. Alla företag har en unik mottagsadress.
Mottagsadressen kan du ge till alla dina leverantörer som skickar fakturor på e-post. Då hamnar alla inkommande fakturor direkt i mottaget.
Aktivera peppol-mottag
Här kan du aktivera Peppol-mottag så att dina leverantörer kan skicka fakturor via Peppol till dig. Efter att du har fyllt ut uppgifterna i registreringen blir mottaget direkt aktiverat för att ta emot Peppol fakturor. Ditt Peppol ID blir då automatiskt 0007:xxxxxxxxxx där x motsvarar ditt org.nr.
Här kommer en förklaring på menyn som finns i den nedre delen av mottaget.
I den nedre delen av mottaget hittar du information om den bilagan som du är igång att hantera. Den består av stämpelnummer, Sidor, Verifikationsinformation, Attestflöde och bildvisning.
Stämpelnummer
Bilagorna får tilldelat ett stämpelnummer när de börjar hanteras. Detta nummer visas i stämpelnummerfältet. Systemet kommer automatiskt att välja nästa stämpelnummer i den stämpelnummerserien du använder. Du kan också manuellt skriva in ett nummer om du önskar ändra det. I listknappen till höger om numret kan du se en lista över lediga stämpelnummer.
Sidor/bildvisning
Under sidor ser du en översikt över alla sidor i det valda stämpelnumret. Så fort du valt att börja hantera en bilaga och den har blivit tilldelad ett stämpelnummer, flyttas den från "inbox" till "tilldelade sidor". I bildvisningen till höger eller på din externa skärm visas en större bild av bilagorna. Överst i högra hörnet på bilden har du en knapp för att rotera bilden och en för att skicka vidare bilagan på e-post.
Verifikationsinformation
Under verifikationsinformation anger du den information som gäller för den inskannade bilagan. Så mycket som möjligt av denna information kommer automatiskt upp genom OCR-tolken. Det som inte har varit möjligt för tolken att läsa av måste du komplettera manuellt.
Förklaring av de olika fälten:
Typ: De olika dokumenttyper som ska kopplas mot verifikationsmallen.
Dokumentformat: Visar vilken typ av format bilagan är.
Leverantörsnummer: Hämtar automatiskt upp leverantörsnumret som tillhör leverantören.
Leverantör: Hämtas automatisk om bankgironumret matchas på vad som är lagt in på leverantören i CRM. Om det inte får någon match på bankkontonummer, görs det också ett sök i CRM baserat på organisationsnumret på fakturan.
Debet och Kredit: Hämtas upp baserat på inställningarna på leverantören i CRM. Om den inte hittar någon match på leverantör, kommer heller inte dessa att fyllas ut automatiskt.
Om du väljer att överstyra debetkontot med något annat och klickar på klar, så kommer det bli valt som standard på leverantören och väljas automatiskt nästa gång.
Fakturanummer: Hämtas automatiskt från den inskannade bilagan.
Fakturadatum: Hämtas automatiskt från den inskannade bilagan.
Förfallodatum: Hämtas automatiskt från den inskannade bilagan. Om den inte hittar något förfallodatum blir det valt efter inställningarna på leverantören i CRM.
Belopp: Hämtas automatiskt från den inskannade bilagan.
Valuta: Måste välja manuellt. Genom att klicka på pilen får man upp en lista över de valutor som man har lagt upp i systemet. Om valutan man vill använda inte finns i listan måste man först lägga till den i systemet under bokföringsmodulen - inställningar - valuta.
OCR: Hämtas automatiskt från den inskannade bilagan.
Kommentar (verifikationskommentar): Texten som skrivs här kommer som kommentar på verifikationen.
Dimensioner: Du kan välja projekt, avdelning eller egendefinierade dimensioner.
Kommentar (i botten av mottaget): Texten som skrivs här kommer som kommentar i verifikationsloggen. Detta visas endast för personer som ska attestera fakturan/bilagan.
Klar
När du har behandlat bilagan skickar du den antingen på attestering eller till bokföringen. Detta gör du genom att klicka på knappen "klar".
Attestflöde
Om du ska skicka bilagan på attest så använder du attestflöde för att välja vem eller vilka den ska skickas till. Det finns flera olika sätt att sätta upp ett attestflöde. Du kan välja personer i listan av attestanter och lägga till, men det finns också möjlighet att sätta upp olika attestregler. Du kan läsa mer om de olika alternativen här.
