Här går vi igenom hur du aktiverar attestering av lönekörningar i 24SevenOffice.
Denna funktion är kopplad till rollen attestant och organisationsenheter. Vilket ger t ex en avdelningschef möjligheten att se sina anställdas lönespecar, ge input och attestera lönespecarna individuellt eller alla samtidigt.
- Gå via Administration - Inställningar - Övriga inställningar.
- Aktivera funktionen Godkännande av lönespecar och välj om en e-postpåminnelse ska skickas till attestanten X antal dagar före en lönekörning.
- Skapa en attestant i användaröversikten. Attesteringsrollen ger tillgång till attestera lönebesked, samt rese- och utläggsposter. Det går även att skapa egna roller där man ställer in åtkomsten per Användare.
- Attestanten loggar in antingen via selfservice (me.24sevenoffice.com) eller via 24SevenOffice - Lön. Innan lönekörningen har förberetts eller skickats för attestering kan attestanten ge input till löneansvarig för anställda eller löntagare.
- Gå till Administration - Inställningar - Org - Organisationsträd. Här kan du sätta upp den struktur som ska gälla för attestering i företaget. I användaröversikten kan en attestant tilldelas åtkomst till en organisationsenhet och därmed fungera som attestant för enheten. Det rekommenderas att placera attestrollen på organisationsnivå och inte på företagsnivå, då företagsnivå ger tillgång till hela företaget.
- Koppla anställda till rätt organisationsenhet. Gå in på den anställdas kort - Hr - Organisationstillhörighet för att länka medarbetaren till rätt organisation
Inställningarna är nu på plats, låt oss se hur de används i praktiken.
Steg 1 är att skapa en ny lönekörning. I samma ögonblick blir lönekörningen tillgänglig för attestanter i självbetjäning både via mobilen och på webben. Punkterna nedan visar i vilket flöde du kan ge input på lönekörningen och hur du kan kommunicera med löneansvarig under en lönekörning. När lönekörningen är förberedd skickas den till varje inlagd attestant för attestering. - Innan löneansvarig har skickat lönebesked för attestering kan attestanten ge input till löneansvarig under fliken kommentarer. Lönekörningen som är öppen och aktiv kommer som standard att visas när attestanten loggar in. Kommentarer sätter sig på lönekörningen och visas för löneadministratören.
- Löneansvarige ser över eventuella kommentarer och korrigerar lönekörningen innan lönebeskeden skickas för attestering.
- Attestanten får en anmälan på mejl och avisering om att lönebesked är klara för attestering. De ser sedan över lönebeskeden och väljer avslå/godkänn i det övre högra hörnet. Detta kommer att attestera alla lönebesked. Du kan även attestera varje anställd enskilt genom att klicka på den anställdes lönespec.
- När alla attestanter har attesterat lönebeskeden kan lönen köras av löneansvarig.
- Lön ger full översikt över vilka som är attesterade och vilka som saknar attestering, håll muspekaren över personen i kolumnen Godkänd för mer information.
- Löneansvarig kan se alla attestanter och status för vem som är attesterad och ej attesterad. Håll muspekaren över ej godkända i listan för att se vilka som har en viss status.
När lönespecarna är attesterade låses lönsposterna för varje anställd. Det förhindrar förändringar. För att ändra måste du öppna lönespecen (Länk inuti varje anställds lönespec). Klicka på "lås upp" för att låsa upp och kunna göra ändringar.
