Ny Verifikationshantering (BETA)

Denna artikel berör den nya verifikationshanteringen som finns tillgänglig i bokföringsmodulen. Här går vi igenom hur det används och hur man effektivt hanterar inkommande verifikationer.

I första hand är Verifikationshantering en ersättning för dagens Mottag. I framtiden kommer vi att implementera både attestering och en ny lösning för regelbaserad bearbetning. Man kommer att kunna aktivera automatisk attesteringstilldelning och automatisk bokföring av både elektroniska fakturor och PDF/bilddokument utöver den nya processen för att spara våra användare ännu mer tid.

Verifikationshantering stödjer för tillfället INTE attesteringsflöde. Om du behöver skicka en faktura för attestering via attesteringsflödet ska denna inte aktiveras i nuläget.

Aktivera verifikationshantering

• Gå in via Bokföring → Verifikationshantering i den vänstra menyn i 24SevenOfffice.
• Du kommer då till en introduktionssida där du kan aktivera den nya lösningen förutsatt att du är administratör på företaget (tillgång till användarhantering på klienten)
  
  

Aktivering av lösningen kommer att resultera i att alla användare på klienten med tillgång till konton får den nya verifikationshanteringen. Samtidigt kommer tidigare versioner av modulerna mottag och godkänna att inaktiveras i den relevanta klienten, eftersom det för närvarande inte är möjligt att byta mellan dem.

Inaktivera Verifikationshantering

Om den nya verifikationshanteringen för närvarande inte täcker ditt företags behov av dokumenthantering, men du redan har aktiverat denna funktion, är det möjligt att avaktivera lösningen och återgå till det tidigare flödet.

För att avaktivera måste du se till att listorna "Obehandlade" och "Påbörjad" är tomma. Med andra ord måste saker antingen raderas därifrån, eller registreras.

VIKTIGT: Om du tar bort verifikationer för att inaktivera verifikationshanteringen, kommer dessa verifikationer fortfarande att finnas tillgängliga i det gamla mottaget på "Tilldelade sidor" - Detta beror på att alla nya verifikationer som laddas upp i den nya modulen, även synkroniseras tillbaka till det gamla mottaget så alla andra moduler/rapporter fortfarande kan öppna bilderna som vanligt.

• Gå till Redovisning → Inställningar → Verifikationshantering. Klicka på "Inaktivera" för att återgå till föregående flöde.
  
  

Läs mer om Verifikationshantering

Ladda upp fakturor och andra dokument

• Klicka på Ladda upp i det övre högra hörnet i verifikationshanteringen.
• Fakturor, kvitton och andra dokument kan enkelt laddas upp i systemet på flera olika sätt:
  
  • Filöverföring från lokal lagringsenhet eller dra och släpp i ett specificerat område på uppladdningsskärmen
  • E-post till företagets unika [e-mail] e-postadress
  • Peppol-mottagning (kräver registrering i ELMA-registret)
• Du kan ladda upp upp till 100 filer åt gången. Den totala storleken får inte överstiga 100 MB. Filtyper som stöds: .pdf, .png, .jpeg, .jpg, .tiff, .tif, .bmp.
• När uppladdningen har startat kan fönstret stängas. Verifikationsöversikten uppdaterar sig automatiskt med ny information i takt med att dokumenten är inlästa ("OCR-tolkade") och med mer information om verifikationerna känns igen av systemet.
• Exempel på värden som läses automatiskt är leverantör (baserat på namn och/eller organisationsnummer), totalbelopp (i utländsk eller lokal valuta), fakturadatum, förfallodatum, OCR-nummer.

Verifikationsöversikten

• Verifikationsöversikten är det första du ser när du öppnar verifikationshanteringen från menyn. I den övre delen av skärmen ser du företagets dedikerade e-postadress som kan användas för att ta emot underlag via e-post. Klicka på adressen för att kopiera den. Till höger om detta hittar vi åtgärden Ladda upp.
  
  
• Varje enskilt dokument numreras automatiskt med ett DokumentID (tidigare kallat Stämpelnummer) när det landar i systemet. DokumentID är ett unikt serienummer som systemet använder för att gruppera bilder och filer till ett enda dokument.
• När du laddar upp en flersidig PDF kommer alla sidor i PDF:en att tolkas som en och samma bilaga och läsas in under samma dokument-ID - med ett undantag: systemet delar upp flersidiga PDF-filer i nya bilagor varje gång systemet scannar en vit/tom sida. Vid användning av en scanner blir det på så sätt fortfarande möjligt att skanna en stor hög med fysiska dokument, avgränsa varje enskilt dokument med ett vitt ark och skicka in det som en kombinerad PDF som bryts upp i enskilda dokument automatiskt.
• Varje enskild underlag har också en separat behandlingsstatus med möjliga värden och beskrivningar nedan:
  
  • Obehandlad: Ett nytt dokument som väntar på vidare behandling. Dokumentet har lästs in i systemet, inga värden har ändrats, inga åtgärder har vidtagits ännu.
    
  • Påbörjad: Ett dokument där behandlingen har påbörjats. En användare har ändrat minst ett värde på underlaget, inga åtgärder har vidtagits ännu. Behandling påbörjad men inte avslutad.
    
  • Överfört till bokföring: Ett dokument som har behandlats i verifikationshanteringen och har förts över till bokföringsmodulen för slutbehandling och bokföring.
    
  • Bokföring pågår: Ett dokument som har behandlats i verifikationshanteringen och som står i kö för direktbokföring. Inom några sekunder ändras statusen till Bokad.
    
  • Bokförd: En verifikation som har behandlats och bokats antingen från verifikationshanteringen eller bokföring.
    
  • (Bokföring misslyckades): Status reserverad för icke förväntade fel i bokföringsprocessen. Inte en naturlig del av dokumentflödet. I en senare uppdatering kommer ett nytt bokföringsförsök utlösas utifrån denna status.
    

• Sök dokumentinnehåll - all text på fakturadokument som hämtas av OCR-tolken kommer att vara sökbar i detta fält.

Verifikationshanteringen

• Klicka på Öppna på någon av verifikationerna i listan för att öppna den för vidare hantering.
  
  
• Du går nu in i själva verifikationshanteringen där du kontinuerligt kan behandla inkommande dokument.
  
  

Tillgängliga fält och värden som kan fyllas i på huvudnivå per bilaga:

Bilagsinfo

• Verifikationstyp
• DokumentID - detta tilldelas automatiskt och behöver inte fyllas i.
• Leverantör / kund
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Forfallodatum
• Kontonummer
• OCR / Betalningsreferens
• Belopp
• Valuta
• Valutakurs
• Kommentar

Bokföring

• Bokför direkt: Verifikationen bokförs direkt på kontona genom att klicka på Avsluta och stäng valen.
  
• Överföring till avancerad bokföring: Överför till bokföringsmodulen för vidare bearbetning. Detta val gör det relevanta dokumentet tillgängligt som ett valbart dokument/verifikation i kolumnen DokumentID när du arbetar i en bunt i redovisningsmodulen. Förkonterade värden från Verifikationshanteringen överförs tillsammans med verifikationen och kan, om så önskas, justeras ytterligare i Bokföringen.
  
  

Dimensioner

• Projekt
• Avdelning
• Egendefinierade dimensioner
  
  

Kontoföringar

• Sektionen Kontoposter, som är placerat under bildvisningen, har 2 syften - det första är att förhandsgranska automatiska redovisningsförslag som systemet har genererat, så att du enkelt och snabbt kan överväga vidare bearbetning utan ytterligare manuell hantering. Det andra syftet är att låta dig dela upp verifikationerna ytterligare och anpassa bokföringen av verifikationen.
• Systemet använder alla fördefinierade värden för Debetkonto, Kreditkonto, Leverantörsreskontra och Kundreskontra för att föreslå kontoposter på alla verifikationer där leverantör/kund är definierad. På så sätt är det möjligt att fördefiniera ett fast redovisningsförslag per leverantör, genom att lägga in dessa inställningar på leverantörsnivå i CRM - välj önskad kund/leverantör - Redigera - Inställningar.
• Det är möjligt att dela upp verifikationen till ett obegränsat antal transaktioner genom att klicka på + ny rad
• Tillgängliga fält och värden som kan fyllas i på transaktionsnivå per voucher:
  
  • Konto
  • Momskod
  • Belopp
  • Valutabelopp
  • Valuta

För att ändra på lokalbeloppet (för att överskriva växelkursen) ändrar man i nuvarande version valutakursen på huvudnivån, något som påverkar alla transaktioner. 

Handlingar

• Klicka på Slutför och Stäng för att behandla verifikationen samt stänga verifikationshanteringen och återgå till verifikationsöversikten.
• Klicka på Slutför och gå till nästa för att behandla verifikationen och gå vidare till nästa verifikation i översikten.
• Klicka på Ta bort för att ta bort verifikationen permanent
• Klicka på Ladda ned som pdf för att ladda ner verifikationen.