I reise og utlegg kommer du inn i et oversiktsbilde på din bruker.
Du vil her få oversikt over hva som er registrert og mulighet til å registrere reiser, utlegg, kjøring og gruppe. Du har også mulighet til å laste opp kvitteringer øverst til høyre.
Kom i gang med reiser og utlegg
Reise og utlegg håndteres i lønnsmodulen og blir en del av lønnsslippen. Tjenesten er en del av lønnsmodulen i 24SevenOffice.
Aktivering
Under “Diverse Innstillinger” kan man aktivere Reise og utlegg. Da blir tjenesten synlig for alle på klienten.
Når du aktiverer Reise og utlegg skapes utleggstypene under menyen “Reise og utlegg” under Innstillinger. Her legger du også opp valg for diett og kilometer beregning.
Aktivering av Self-Service (me.24sevenoffice.com)
For å aktivere “Reise og utlegg” - Gå til Ansatt -->Personalia og huk av for Self-Service. Du får da opp meny elementet i portalen.
Aktivering av godkjenning/attest
For å aktivere “Attestering” må du ha tilgangen “Lønnsgodkjenner” eller en egendefinert rolle som har både “Attest” og “Lønnsslipper” som tilganger. Man får da mulighet til å attestere de ansatte du er leder for via Organisasjonsenhet.
Login
Self-Service (me.24sevenoffice.com) for ansatt logges inn med brukernavn/passord (fra Personalia i Lønn).
Ved første gangs innlogging kan ansatt bruke “glemt passord”. Det sendes en epost med link der ansatt setter nytt personlig passord som kun brukes til Self-Service.
Registrere Reiser
Du oppretter ny reise ved å klikke på plusstegnet ved reiser i oversiktsbildet
Du kommer da inn i et vindu hvor du fyller inn detaljer for reisen.
En reise kan ha diettberegning. Dette er styrt av oppsettet for kunden under Reise og utlegg. Ved diett skapes det dager som kan overstyres ved å skru av / på måltider og sette land dersom man er på utenlandsreise.
Er måltidet markert blått er det inkludert i diett, og man får diettpenger.
Er det markert grått er måltidet f.eks. inkludert i hotellregningen, og man får ikke diettpenger.
På en reise kan man også registrere utlegg og kilometergodtgjørelse. Dette er da en del av reisen og behandles sammen med reise. Du klikker da på plusstegnet for utlegg eller kilometergodtgjørelse ettersom hva du skal registrere og fyller inn detaljene.
Funksjoner ved registrering av reise
Send til godkjenning. Status oppdateres til “Sendt til godkjenning”.
Klikk på dagene for å korrigere diett pr. dag.
Legg til ubegrenset med utlegg og kilometer godtgjørelse.
Klikk på 3 prikker pr. type for å gjøre ytterligere operasjoner: Slette. Utlegget blir slettet. Vise. Samme som å klikke på reise.
Dersom “sendt til godkjenning” kan du også “Låse opp”. Da blir status endret fra “Sendt til godkjenning” til Registrert.
Registrere utlegg
Klikk på pluss tegnet:
Du kommer da inn i registreringsvinduet.
Det er validering på påkrevde felter og hver utleggstype er koblet til et sett med felter som må være utfylt.
På mobil blir kamera eller galleriet aktivert slik at man kan ta bilde av kvittering.
Registrere kjøregodtgjørelse
Man kan opprette dette på en reise eller uavhengig av en reise, da utenfor reisen.
Opprett kjøretøy på den ansatte.
Fyll ut fra og til samt dato og klokkeslett. Systemet vil selv beregne avstand og bompenger på reisen.
Under avanser har du mulighet til å legge til passasjerer bla.
Attestere reiser og utlegg
Denne funksjonen er tilgjengelig for leder som har tilgang som lønnsgodkjenner på hovednivå (under brukere) eller organisasjonsnivå for ansatte/leder.
Du kan attestere på både mobil og web. Det er anbefalt å gjøre denne funksjonen på web pga. skjermstørrelse.
Gå til menyvalget “Attest”. Standard filtrering er “Sendt til godkjenning”
Funksjoner:
AVVIS. Marker en person eller post og klikk på avvis. Fyll ut årsak og klikk Lagre. Status på posten blir avvist og blir synlig for ansatte med status avvist. Avviste poster blir også vist sammen med poster med status “Registrert”. Ansatt gjør korrigering og sender til ny godkjenning.
Godkjenn. Status endres fra “Sendt til godkjenning” til “Godkjent”
Du kan begrense resultatet ved å bruke filter øverst på siden.
Velg pil ned for å se flere detaljer. På utlegg kan du endre konto, mva og beløp.
Status reise og utlegg
Registrert - 
Sendt til godkjenning - 
Godkjent - 
Avvist - 
. Vises sammen med registrert.
Kontrollert - 
Kontroll avvist -
Logging av reise og utlegg
Alle hendelser eller endringer på status og andre viktige felter blir loggført. Loggen er tilgjengelig for alle ansatte/brukere på de elementene man har tilgang til. Klikk på status ikonet i attest bildet eller på undermeny med 3 prikker for å se historikken på et element.
Kontroll og generering av lønnsgrunnlag
Siste steget før man kan opprette lønnsposter eller lønnsgrunnlag er siste kontroll av reise og utlegg. Dette er ofte den samme personen som også kjører lønn. Det er det samme skjermbildet som godkjenner bruker, men har en annen funksjon, da det skapes lønnsposter på ansatte.
Gå til menyvalget “Attest”. Standard filtrering er “Godkjent” siden man skal kontrollere det som er godkjent i systemet. Formålet er å se over at reise og utlegg er i henhold til dokumentasjonsplikten. I tillegg er dette steget der lønnsposter blir skapt som senere skal inngå i en lønnskjøring.
Funksjoner:
“Låse opp”. Posten settes tilbake til status Godkjent slik at godkjenner kan gjøre samme operasjon som endrer status til “Registrert”.
Reiser og utlegg i lønnskjøring
Det finnes 2 måter å inkludere Reise og utlegg på i en lønnskjøring. Enten ved ekstrakjøring eller ordinær lønnskjøring.
Ekstrakjøring
Velg “Ny lønnskjøring” og Velg “Ekstrakjøring”. Du kan ha så mange ekstrakjøringer du vil i løpet av en måned.
Svar “Ja” om du ønsker å inkludere alle reise og utleggs poster på kjøringen.
Ordinær kjøring
Dersom du ønsker å ta med reise og utlegg på den ordinære kjøringen vil alle poster som ligger klar og innenfor evt. Spesifisert dato på variable poster kommer med.
Dersom man ikke velger dato for variable poster nederst i skjermbilde kommer alt med på kjøringen frem til dato for lønnskjøringen.
