Import av ansatte
Her får du en oversikt over hvordan du importerer ansatte og hva filen må inneholde. Filimport spesifikasjon Følgende felt må defineres i en Excel fil (xlsx).
Import jobben sjekker om det finnes en duplikat på personnummer. Resultatet blir enten oppdatering ved match eller import av ny ansatt.
AnsattNr - krav til utfylling. Dersom ikke tidligere brukt opprett et løpenummer.
Navn - krav til utfylling. Personnummer - krav til utfylling. 11 siffer uten andre tegn.
Avdeling. ID, kun tall
Adresse
Postnr
Poststed
Telefon
Ansattdato - krav til utfylling. (DD.MM.YYYY (20.01.2019))
Sluttdato - krav til utfylling. (DD.MM.YYYY (20.01.2019))
Stillingsprosent. krav til utfylling. Eks: 100
Månedslønn - Tall Årslønn. Ikke bruk
Timelønn - Tall
Passord - Ikke påkrevd. Brukes til Selfservice http://me.24sevenoffice.com. E-post - krav til utfylling. Må være unik pr. klient.
Reskontronummer. Ikke i bruk..
Yrkeskode - krav til utfylling
ArbeidsForhold - krav til utfylling (Verdi = ordiaertArbeidsforhold). FriLanser/Honorar kan også settes på ansattkortet.
Bankkonto - krav til utfylling (11 siffer uten andre tegn)
Lønnstype - krav til utfylling (fast / midlertidig). NB: husk små bokstaver.
Timer pr. Uke - krav til utfylling. Normaltid 37,5.
Feriepenger opptjent fjoråret, og Feriepenger opptjent i år dersom du skal kjøre en hittilkjøring.
Virksomhetsnummer - krav til utfylling (NB: Ikke organisasjonsnummer) Feriepengeprosent - krav til utfylling (12 / 10,2)
Prosjekt
Ansenitetsdato
Arbeidstidsordning
NB: Formatet og rekkefølgen er viktig for at import ikke feiler. Her er et eksempel på hvordan filen skal se ut
Her kan du laste ned eksempelfil.
Import av ansatte
Klikk på Ansatte på venstre side i menyen.
Klikk på Import
Klikk på velg fil og last opp filen med ansatte. (Fil må være Excel (xlsx))
Klikk på import
Oppdatering av ansatte
Om du skal oppdatere ansatte eller legge inn nye ansatte via import er det viktig at du tar med alle ansatte i importfilen både eksisterende og nye.
Om ikke eksisterende ansatte er med i filen vil disse bli slettet.
Det er også viktig at du fyller inn i alle kolonner i importfilen for å ikke miste data.
Import av faste lønnsposter
Inne i lønnskjøring kan du importere inn faste lønnsposter
Format = xlsx. Last ned eksempelfilen. Import Filen består av kolonner som importeres.
Ansatt nr. Importeres. Må finnes som ansatt nr..
Lønnsart nr. Importeres. Må finnes som lønnsart nr..
Dato. Importeres. Format “DD.MM.YYYY”
Antall. Importeres
Sats. Importeres
Beskrivelse. Importeres. Dersom blank brukes navn på lønnsart.
Prosjekt nr. Importeres. Må finnes i 24Sevenoffice.
Avdeling nr. Importeres. Må finnes i 24Sevenoffice.
Last opp ferdig arbeidet fil og valider.
Lønnspostene vil da legge seg på de ansatte.
Import av hittil verdier
Opprett ny lønnskjøring ved å gå til Lønnskjøringer - Ny Lønnskjøring - Hittilkjøring og velg perioden verdiene gjelder for. Eks. dersom man starter 1. Juni og ønsker hittil verdier angir man 01.01-31.05 i periode.
Klikk deretter på Import lønnsposter og du kan velge 24SevenOffice Hittil verdier.
Last ned eksempelfil, Import Format = xlsx.
Filen består av kolonner som importeres og andre som kun brukes for informasjonsutveksling, eksempelvis mellom lønnsmedarbeider og kunde.
Importen er tilgjengelig under lønnskjøring.
Kolonner som importeres:
Ansatt nr. Importeres. Må finnes som ansatt nr.
Lønnsart nr. Importeres. Må finnes som lønnsart nr.
Ansatt navn.
Dato. Importeres. Format “DD.MM.YYYY”
Antall. Importeres
Sats. Importeres
Type
Kunde Beskrivelse
Beskrivelse. Importeres. Dersom blank brukes navn på lønnsart.
Prosjekt nr. Importeres. Må finnes i 24Sevenoffice.
Avdeling nr. Importeres. Må finnes i 24Sevenoffice.
Husk å legge inn en egen lønnspost for det eksakte skattetrekket.
Ved prosent skatt, velg lønnsarten “Prosenttrekk” - 882.
Ved Tabell skatt, velg lønnsarten “Tabelltrekk” - 881.
Overstyr beløpet så vil det erstatte det beløpet som er beregnet.
Når du har bearbeidet filen du ønsker å importere kan du trykke på Velg fil og finn den fram på din datamaskin.
Trykk deretter Kontrollere og du vil bli tatt til en ny side for Kontroll av import
Dersom alt stemmer kan du trykke på Import.
Videre får du en bekreftelse på hva som er importert, eventuelt feilet.
Gå tilbake til den åpne lønnskjøringen og påse at verdiene stemmer, gjør eventuelle endringer enten ved å gå inn på de ulike ansatte og legge til lønnsposter manuelt eller via en ny import.
Når du har lagt lønn på de ansatte og summene stemmer så er man klar til å lukke/låse lønnskjøringen.
Gå til fanen “Dato” og klikke på knappen “Godkjenn periode uten eksport/A-mld”.
Feriepenger opptjent inneværende år blir ikke beregnet og må en enten importeres eller legges inn manuelt under fanen Ferie på de ansatte.
Du skal ikke bruke "Godkjenn" knappen øverst i høyre hjørnet da den håndterer bokføring, altinn og lønnsslipper.
Import av timer
Gå til en åpen lønnskjøring og klikk “Import lønnsposter”
Velg hvordan du vil importer lønnspostene
Last opp fil og kontroller.
Gjør selektering for å finne timer du ønsker å importere. Dersom noen av timene allerede er importert og ligger inne som lønnsposter i den åpne lønnskjøringen, vil ikke de importeres på nytt. Kun de nye timene vil bli importert. Om du ønsker å importere alle timene på nytt er du nødt til å fjerne de fra lønnskjøringen først.
Kjør lønn som vanlig. Under Lønnskjøringer - valgt periode, vil du finne den fullstendige oversikten for den gjeldende lønnskjøringen.
Ved å klikke på en ansatt vil du se oversikten over lønnsposter for den gjeldende ansatte.
Lønn basert på timer og fastlønnet med overtid
Integrasjon mot Busy
Det kreves ingen oppsett i 24Sevenoffice Lønn, oppsettet utføres i Busy. Timer som er ført og godkjent overføres direkte som lønnsposter til Lønn. Du kan lese mer om dette i Busy her.
