Kom i gang med lønn
Hvorfor skal jeg bruke 24SevenOffice lønn?
Målsettingen til 24SevenOffice lønn er ytterligere automatisering og forenkling av tradisjonelle lønns utfordringer som avstemming, hurtigregistrering av lønnsposter og ulike muligheter for self-service. Timefangst med godkjenning skal inngå som et lønnsgrunnlag i det øyeblikket det blir godkjent. Utvid økosystemet ditt og gjør arbeidshverdagen enda enklere med den nye lønnsmodulen i menyen i 24SevenOffice.
Hvordan kommer jeg i gang med lønn i 24SevenOffice?
Lønnsmodulen er en tilleggspakke som er mulig å legge til på eksisterende brukere både inne i Klientadministrasjonen og i Brukeradministrasjonen. Lønn vil da bli tilgjengelig som en egen modul fra venstremenyen i systemet. Første gang man går inn i lønnsmodulen må man gjennomføre onboarding av klienten. Dette er noen steg man må gjennom for å registrere informasjon på selskapet, sette opp ulike innstillinger samt klargjøre en klient for lønnskjøring.
Hva koster 24SevenOffice lønn?
24SevenOffice Lønn koster 29 kr pr. lønnsslipp. Utenom lønnslippene påløper ingen ekstra kostnad.
Kan jeg få bistand til å sette opp lønn på min klient?
Send en mail til konsulent@24sevenoffice.com. De kan bistå deg med onboarding for at du skal komme i gang og starte riktig med lønn.
Ved utvidet behov ved lønnskjøring eller flere selskap kan man få god pris på konsulentbistand. Ta kontakt for å høre mer om priser.
Hvordan overføre fra Hult & Lillevik, Nettlønn og Visma Lønn
Det er mulig å legge inn ansattdata og historikk enkelt ved en excel import. Denne informasjonen kan hentes inn fra hvilket som helst forsystem og legges inn i vår løsning. Det spiller derfor ingen rolle når på året du ønsker å gå over.
Jeg har binding ut året i mitt nåværende system, hva gjør jeg?
Selv om 24SevenOffice lønn er tilgjengelig på din bruker vil det ikke koste noe før første lønnsslipp er sendt. Ta kontakt med vår support for å komme i gang!
Hvis jeg går i gang med 24SevenOffice lønn midt i året, hvordan får jeg registrert historikk fra tidligere lønnskjøringer?
Dette kan enten importeres eller du kan legge inn enkelt som en ekstra lønnskjøring før du starter med ordinære lønnskjøringer. All nødvendig informasjon har man på siste lønnslipper.
Overføre timer
Hvordan overfører jeg timer fra Busy inn i 24SevenOffice lønn?
Det kreves ingen oppsett i 24Sevenoffice Lønn, oppsettet utføres i Busy. Timer som er ført og godkjent overføres direkte som lønnsposter til Lønnsmodulen.
Du kan lese mer opp hvordan du overfører timer fra Busy og inn i 24Sevenoffice lønn her.
Vi bruker et annet timeføringssystem, hvordan fører man over timer?
Timer kan overføres fra hvilket som helst forsystem ved en enkel excel import. Her kan du se eksempel på hvordan en fil import kan se ut.
Altinn
Hentes data automatisk fra/til Altinn? Hva trenger jeg å gjøre for å sette dette opp?
24SevenOffice registreres som datasystem inne på kunden i Altinn. Brukeren som skal registrere datasystem må sørge for å ha tilgangen “tilgangsstyring” på kunden i Altinn. Datasystem og passord registreres under Profil → Avanserte innstillinger → Registrer datasystem.
For å kunne hente eller sende data til Altinn må denne System Login ID og passord som er definert i Altinn inn i lønnsmodulen under Altinn innstillinger.
I tillegg til dette må den som rapporterer og sender inn lønn legge inn personnummer og riktig personlig passord.
Her finner du veiledning til oppsette i Altinn.
Hva gjør du når du får feil brukernavn/passord ved henting av skattekort?
Logge inn i Altinn. Se hva systemID er og sjekke at det er det samme i Innstillinger-Altinn i lønnsmodulen. Skrive inn passordet på nytt i Altinn og i lønnsmodulen.
Gå til Profil og legg inn personlig Altinn passord. Det man bruker når man logger inn på Altinn.
Om dette ikke løser problemet, så må du sjekke om du har riktige rettigheter/roller i Altinn på klienten du skal hente skattekort/levere A-melding på.
Om det fortsatt ikke fungerer så må du endre personlig passord i Altinn og også legge det inn i Profil i lønnsmodulen.
Les hvordan du oppretter systemID i Altinn her.
Hva er det som styrer hvilket skattekort som kommer inn i systemet?
Systemet skal alltid hente det siste skattekortet fra Altinn. Etter at man har hentet per. Ansatt må man lagre på dagens dato. På selskapsnivå kan man automatisk hente for alle.
Ansatte
Hvordan anbefaler dere å registrere oppstartsdato på de ansatte? Gjennom og bruke datoen i Altinn eller å melde ansatte ut fra gammelt system og inn igjen i nytt lønnssystem?
Vi anbefaler å registrere ansattdato i Altinn. Det er ikke behov for å melde ut og inn ved bytte av lønnssystem.
Hvordan oppretter og importerer jeg ansatte inn i 24SevenOffice lønn?
Ansatte kan enten opprettes eller importeres under menyvalget “ansatte” i lønnsmodulen. Ved opprettelse velger man “ny ansatt” eller “ny ansatt fra bruker” og fyller inn nødvendig informasjon på den ansatte. Ved import kan man benytte følgende mal for å importere ansattinformasjon.
Hvordan opprette flere ansatt perioder?
Du kan legge til flere ansatt perioder på en ansatt.
Gå på Ansatte og Ansattforhold. Klikk på de 3 prikkene og legg inn ny startdato.
Hvordan ta bort om ansatt ligger dobbelt i lønnskjøringen?
Du må først ta bort lønnspostene som ligger på den "feil" ansatte.
Under ansattdata tar du bort startdatoen og den ansatte vil bli borte fra lønnskjøringen.
Den "feil" ansatte må også slettes fra Ansatte.
Hvordan sende A-melding med kun ansattdata?
Det er mulig å sende A-melding som kun inneholder ansattdata slik at du får registrert den ansatte uten at den skal ha lønn. Det er to alternativer:
- Du oppretter da en ekstra kjøring. Gå til fanen A-melding og klikk på "kun ansattdata". Deretter godkjenner du via godkjenn knappen øverst.
- Også mulig å sende inn fra Ansatte-Altinn-Sammenligne arbeidsforhold. Må huke av på de ansatte som skal sendes inn for at Send knappen skal bli aktiv.
Lønn
Kan jeg lage egne lønnsarter?
Det er mulig å lage varianter av alle eksisterende lønnsarter for å tilpasse behovet til deg og din bedrift. For å sikre riktig oppsett mot regnskap og Altinn, er det ikke mulig å legge inn egne lønnsarter.
Blir lønn reskontroført for utbetaling? Er lønnen tilstrekkelig anonymisert?
Lønnen vil føres på en reskontro med valgfritt navn for alle ansatte uten ansattes navn eller noe annet personlig informasjon. Alle utbetalinger vil da være tilstrekkelig anonymisert.
I bankmodulen vil den eneste identifikator være bankkontonummer og personlig informasjon er da kun tilgjengelig for administrator av lønn og ikke ellers i systemet.
For utvidet sikkerhet er det mulig å bruke våre privacy settings i CRM. Søk opp den ansatte, velg “Privacy” og “Skjul reskontro”. Da vil reskontro skjules i sin helhet.
Hvordan korrigere lønn?
Opprett en ekstrakjøring og bruk samme lønnsart motsatt vei, slik at det går i null.
Opprett lønnspost på riktig lønnsart med riktig beløp.
Godkjenn på vanlig måte med A-melding.
Hvordan korrigere lønn der deler av lønn ikke skal trekkes skatt av?
Opprett en ekstrakjøring og bruk samme lønnsart motsatt vei, slik at det går i null.
Legg til ny lønnsart uten skatt og legg inn riktig beløp (kan f.eks. bruke “Andre naturaytelser - trekkfrie”).
Godkjenn på vanlig måte med A-melding.
Hvordan kjøre lønn når det er halv skatt?
Når det er halv skatt ofte i forbindelse med lønn før jul i November/Desember
Så oppretter du ny ordinær lønnskjøring og velger 50% skattetrekk.
Hvordan benytte prosjekt og avdeling på lønn?
Prosjekt må foreløpig importeres inn. via Busy, timemodul eller excel-fil. Du får ikke lagt inn prosjekt på ansattkortet eller på lønnsarter.
Avdeling legges inn på ansattkortet og henter avdelinger som er lagt opp i 24SevenOffice.
Kan jeg legge til flere virksomhetsnummer på et selskap?
Ja, Det er fult mulig å legge til flere virksomhetsnummer på lønnsklienten.
Hva gjør jeg om lønnen ikke har blitt bokført i regnskapet?
Det kan være flere grunner for at lønnen ikke har blitt bokført.
Det har ikke blitt huket av på Direkte bokføring ved godkjenning i innstillinger og bokføring
Eller så ligger lønnsbunten i regnskapsmodulen i bokføring. De fleste klienter velger at lønn legger seg der istedenfor å bli direkte bokført når du trykker på Godkjenne knappen.
Det kan også være at du har huket bort “Overfør bunt til bokføring ved godkjenning lønn” under Innstillinger - Diverse innstillinger
Hvordan gjøre sluttoppgjør med feriepenger?
Inne på den ansatte under Arbeidsforhold har man mulighet til å gjøre sluttoppgjør. Når man trykker på sluttoppgjør knappen får man oversikt over sluttdato, oppsigelses type og feriepenger. Se til at dette er korrekt og opprett sluttsum. Når det er gjort vil lønnsart 129 - Feriepenger sluttoppgjør, trekkpliktig automatisk bli brukt og lønnspost legges til på den ansatte. Lønnsposter kommer automatisk med på neste ordinære lønnskjøring som opprettes. Ved ekstrakjøring må lønnsposter legges til manuelt.
Hva gjør du om du har glemt å ta med OTP/pensjon i lønnskjøringen?
Det beste er å åpne lønnskjøringen igjen og ta det med på den. Om man ikke får åpnet lønnskjøringen kan det opprettes en ekstrakjøring. Må da legge til minst en ansatt og en lønnspost da man ikke kan lønnskjøre kun pensjon. Når man glemmer å ta med pensjon vil A-melding bli riktig, men blir ikke bokført noe og AGA kommer ikke med i terminoppgaven.
Frikort trekker skatt, hvorfor?
De som har frikort skal selv legge inn andel av frikortet som skal gå til en arbeidsgiver. Kan være at den er satt lavere?
Alternativt kan det være at vedkommende tjente over frikortgrensen i fjor? I slike tilfeller vil det ikke bli utskrevet et nytt frikort og personen vil automatisk trekkes 50% dersom de selv ikke bestiller frikort og/eller skattekort.
Alternativt at man ikke har fått lastet ned nytt frikort for 2022.
Bokført lønn kommer ikke frem i bankmodulen?
Bilagsarten som brukes ved bokføring av lønn må hukes på for omsettning. Dette gjøres i regnskapsmodulen under innstillinger og bilagsarter. Klikk inn på bilagsarten det gjelder og huk på omsetting. Korriger bilaget og du vil få frem lønnen til utbetaling i bank - betalingsforslag.
Hvordan aktivere periodisering?
Periodisering aktiveres under Innstillinger - Bokføring. Du vil da få opp to ekstra bokføringskontoer i innstillingene. Start/sluttdato på lønnskjøringen vil være dato for bokføring og periode for A-melding
Rapport
Hvilke rapporter kan jeg få ut på lønn?
Du har blant annet mulighet for å se feriepengeliste og rapportgenerator i lønnsmodulen. Les mer om rapporter her.
