Når du skal fakturere, så skal noe være utenlandssalg uten mva, noen varer skal ha høy mva-sats og noen varer skal ha lav mva-sats, og så videre. I denne sammenhengen er det viktig at oppsettet er riktig, for at det skal bli riktige mva-satser på fakturaen og at bokføringen i regnskapet går mot riktige kontoer.
I dette oppsettet så er det mange steg som er involvert, og vi skal prøve å forklare det på en oversiktlig måte med ulike eksempler.
Vi tar for oss:
- Salg utland til visse kunder
- Alle produkter i en produktkategori skal gå mot en spesifikk konto og mva-sats
- Enkeltprodukter skal gå mot en spesifikk konto og mva-sats
- Sette salgstype direkte i fakturaen
Når du har en kunde i et annet land, så skal som regel salget være avgiftsfritt. Husk da på følgende:
Søk opp kunden i CRM og gå til fanen Innstillinger, der setter du opp salgstype til for eksempel “Salg utland”.
For å sjekke hvilken konto salgstypen “Salg utland” går mot, gå til hovedmeny – regnskap - administrasjon - innstillinger - salgstype. Her står salgstypen “Salg utland” mot konto 3200.
For å sjekke hvilken mva-kode konto 3200 går mot igjen, gå til kontoplanen som ligger under Regnskap – Innstillinger – Kontoer. Når du klikker på kontoen så ser du egenskapene for kontoen på høyresiden i skjermbildet. Her står mva mot “Avgiftsfritt salg innen for avg.området”.
For å sjekke hvilken mva-konto som mva-typen går mot, gå til hovedmeny - Administrasjon – Innstillinger – Økonomi – Mva-type. Klikk på Endre-symbolet til høyre for tittelen på mva-typen for å se detaljer om mva-typen. Her er ingen konto valgt siden det er nullsats på varer som selges til utlandet.
NB! Det anbefales absolutt ikke å endre på mva-satsen, da det vil føre til kluss i rapportene.
Dersom det hadde vært en konto tilknyttet til Mva-typen, så kunne du sett på mva-kontoen i kontoplanen under Regnskap – Innstillinger – Kontoer.
Alle produkter i en produktkategori skal gå mot en spesifikk konto og mva-sats
Det er vanlig å kategorisere produkter i produktkategorier som skal bokføres mot de samme kontoene og som skal gå mot de samme mva-kodene. Det settes opp på følgende måte:
Gå til Produkthåndtering. Høyreklikk på produktkategorien på venstresiden og velg Endre kategori. Ta bort avhukingen på den typegruppen som skal benyttes som standard for kategorien, her bruker vi Kreditt salg.
Gå så videre til fanen Kontoer og klikk på “Velg” til høyre for typegruppen som benyttes, og der kan du endre hvilken konto kredittsalget går mot.
For å sjekke hvilken mva-kode konto 3000 går mot, gå til kontoplanen som ligger under Regnskap – Innstillinger – Kontoer. Når du klikker på kontoen så ser du egenskapene for kontoen på høyresiden i skjermbildet. Her står mva mot “Utgående avgift, høy sats”.
For å sjekke hvilken mva-konto som mva-typen går mot, gå til hovedmenyn- Administrasjon – Innstillinger – Økonomi – Mva-type. Klikk på Endre-symbolet til høyre for tittelen på mva-typen for å se detaljer om mva-typen. Her kan du se at mva-typen har en mva-sats på 25%, og er tilknyttet konto 2700 Utgående merverdiavgift, høy sats.
NB! Det anbefales absolutt ikke å endre på mva-satsen, da det vil føre til kluss i rapportene.
For å se på konto 2700, gå til kontoplanen under Regnskap – Innstillinger – Kontoer. Her ser vi at det er ingen avgift mot denne kontoen, som stemmer, siden dette er en mva-konto.
Enkeltprodukter skal gå mot en spesifikk konto og mva-sats
Dersom du ønsker unntak fra regelen i forrige punkt, og vil at ett produkt i en kategori skal ha en spesifikk mva-sats og gå mot en annen konto enn resten av produktene i kategorien, så kan det settes opp direkte på produktet.
Gå til Produkthåndtering og klikk på en produktkategori på venstresiden i bildet. Dobbeltklikk på et produkt for å åpne produktbildet, og gå til fanen Typegrupper. Der endrer du kontoen som typegruppen skal gå mot, i stedet for å benytte standard kontoen for produktkategorien, og lagrer. Her er konto 3100 valgt.
Vi går så til kontoplanen for å se hvordan konto 3100 er satt opp. Gå til Regnskap – Innstillinger – Kontoer. Når du klikker på kontoen så ser du egenskapene for kontoen på høyresiden i skjermbildet. Her står mva mot “Avgiftsfritt salg innenfor avg.området”.
For å sjekke hvilken mva-konto som mva-typen går mot, gå til Administrasjon – Innstillinger – Økonomi – Mva-type. Klikk på Endre-symbolet til høyre for tittelen på mva-typen for å se detaljer om mva-typen. Her kan du se at mva-typen har en mva-sats på 0%, og er ikke tilknyttet noen konto.
Dersom det hadde vært en konto tilknyttet til Mva-typen, så kunne du sett på mva-kontoen i kontoplanen under Regnskap – Innstillinger – Kontoer.
Sette salgstype direkte i fakturaen
Idet du skal fakturere, så er det mulig å sette typesalg direkte i ordren før du fakturerer, og dermed overstyre hva som er satt opp på kunden/produktet/produktkategorien.
Gå til Fakturering — Ordrebehandling. Når du får opp ordrebildet der, se til at du kan se feltet “Type salg”.
Dersom du ikke ser feltet “Type salg” i ordrebehandling-bildet, gå til Oppsett, klikk på malen som benyttes for ordrebehandling, og under Tilgjengelige felter på høyresiden i bildet, så finner du Type salg der. Dra og slipp det over i et av feltene på venstresiden, for eksempel Miscellaneous og lagre.
Gå tilbake til Ordrebehandling og legg til kunde og produkter i ordren, og endre type salg der FØR du legger til produkter.
Hvilken typegruppe produktene får avhenger altså av hvilken typegruppe som er satt opp på fakturaen i det du legger til produktet på fakturaen.
