Du finner denne modulen ved å søke på "produkthåndtering" fra hovedmenyen.
Alle produkter man skal benytte legges inn her. Disse vil igjen benyttes når man oppretter ordre/faktura, nettbutikk og timeregistrering. Man kan spesifisere blant annet innpris og utpris, rabatt, en varebeskrivelse, om det skal være moms på varen, hvilke konti varen skal gå mot, om varen skal vises på nettsiden (dersom man har denne modulen) m.m. Man kan oppdatere antall produkter etterhvert som de kommer inn/går ut av lager. Med utskriftsfunksjonen kan man enkelt få ut lister over alle produkter man har.
Hvordan opprette Produkter og Produktkategorier?
Prinsippet er å først opprette produktkategorier og deretter tilhørende produkter til hver enkelt produktkategori.
I 24SevenOffice legges alle produkter under spesifikke kategorier. En kategori er en katalog med en felles beskrivelse for de produktene/varene/tjeneste som skal opprettes under den. Dette åpner for en bedre oversikt over produktene og letter arbeidet med å vedlikeholde dem.
Man får blant annet også muligheten til forskjellig regnskapsføring. Det er derfor først nødvendig å opprette kategorier før man kan opprette produkter. Vi går først igjennom oprettelse av kategorier før vi derretter går inn på opprettlese/endring av produkter.
Ut fra høyreklikk menyen på kategoriene kan man foreta andre operasjoner, slik som oprette en ny kategori, vise alle produkter under kategorien, vise alle underkategorier og produkter under kategorien, endre pris på produkter/underkategorier opp eller ned, ved enten prosentvis sats eller beløp.
Hvordan legge inn/opprette kategorier
Klikk på «Ny kategori» knappen øverst til venstre i bildet.Man får da opp et nytt vindu hvor man kan gi kategorien et navn og hvor man også har tilgang til flere instillinger.
Kontoer
Under Kontoer klassifiserer man hvordan denne kategorien skal føres i regnskapet, det vil si hvilke kontoer produktene i kategoriene skal føres mot. Man fjerner da haken ved siden av den aktuelle statusen og trykker på Velg knappen. Da får man opp alle kontoen som kan velges blant, og velger hvilken konto som de forskjellige typegruppene skal gå mot.
I produktbildet er det mulig å endre konto som produktet går mot (i fanen Typegrupper). Dersom du velger å endre konto der så vil det overstyre kontoen for hvordan kategorien er satt opp.
Beskrivelse
Her er det et tekstfelt for å kunne legge inn beskrivelse for kategorien.
Viktig! Kontoføringene må være i henhold til Norsk Regnskapslov for at man skal få en riktig føring i regnskapet (i henhold til de kontonummerene man bruker i regnskapet). Den informasjonen man legger inn her «forteller» systemet hvordan inn- og utgående fakturaer knyttet opp mot denne kategorien skal føres i regnskapet.
Dersom man ønsker å endre på en konto f.eks. for Kreditt salg, huker man bort haken og trykker «Velg». Man vil da få tilgang til å velge en annen konto som Kreditt salg skal gå mot.
Viktig! Dersom du gjør endringer på en kategori så vil produktene lagt inn under kategorien benytte kategoriendringene, men kun dersom man ikke manuelt har endret på «Typegrupper»(kontoføringer) på selve produktet. I dette tilfellet vil produktet benytte sine egne instillinger. Det vil si at Spesialtilpasninger inne på et produkt overstyrer instillingene satt på kategorien det ligger under.
Når man har foretatt alt av instillinger her så velger man «Lagre».
Kategoriene listes nå opp under kategorier. Kategoriene sorteres alfabetisk under hverandre i en tre struktur.
Det er ingen begrensning på hvor mange kategorier man kan opprette. Man kan også opprette underkategorier.
Når alle kategoriene er på plass kan man begynne å legge til produktene.
Ut fra høyreklikk menyen på kategoriene kan man foreta andre operasjoner, slik som oprette en ny kategori, vise alle produkter under kategorien, vise alle underkategorier og produkter under kategorien, endre pris på produkter/underkategorier opp eller ned, ved enten prosentvis sats eller med beløp.
Hvordan endre en kategori
- Finn først den kategorien som skal endres.
- Merk den kategorien som skal endres og høyreklikk.
- Velg «Endre kategori» under listen over de forskjellige kategoriene.
- Dette åpner det samme skjermbildet som beskrevet over » Hvordan legge inn produkter/opprette kategorier »
- Følg fremgangsmåten som ble beskrevet under » Hvordan legge inn produkter/opprette kategorier»
- Klikk endre og endringene blir oppdatert.
De forskjellige fanene i Endre kategori står forklart i hjelpefil for Opprette kategori.
Hvordan slette en opprettet kategori
- Marker den kategorien som skal slettes.
- Høyreklikk på Kategorien og velg Slett. Bekreft at det er den markerte kategorien som skal slettes.
Produkter
Selektering/merking av produkter
Dersom du ønsker å merke flere produkter inn under en kategori kan du velge benytte hurtigmarkeringsverktøyet øvert til høyre i bildet. Den grønne knappen markere alle produktene, men den røde x»en fjerner alle avhukinger.
Sortering av produkter
Produkter kan sorteres etter kolonneoverskriftene. Produkter kan sorteres etter varenr, produktnavn, innpris, utpris, etc. Man klikker da på den kolonneoverskriften man ønsker å sorter på. En pil til høyre for kolonneoverskriften viser om det sorteres synkende(pil ned) eller stigende(pil opp).
Hvordan endre et lagret/lagrede produkt(er)
Finn det produktet som skal forandres enten ved å benytte søkemotoren nederst i produktregisteret, eller ved å finne det i listen til venstre i skjermbildet. Dobbeltklikk på produktet og gjør de endringene som er ønskelig og klikk på «Endre». Dersom man skal endre på flere produkter samtidig, kan man trykke på «tillat endringer» knappen i bunn av siden. Det åpner for at man kan redigere produktets egenskaper direkte, slik som pris. Husk å trykke på «deaktiver endring» når alle endringer er gjort. Endringene vil da lagres automatisk.
Hvordan endre pris
Marker det produktet prisen skal forandres på Dobbeltklikk på produktet. Du kan nå endre prisen på produktet Klikk ”Endre” og prisen oppdateres. Trykk på «tillat endringer» knappen i bunn av siden. Det åpner for at man kan redigere produktets egenskaper direkte, f.eks pris. Husk å trykke på «deaktiver endring» når alle endringer er gjort. Endringene vil da lagres automatisk
Indirekte kostnader
Indirekte kostnad er som navnet antyder ikke en direkte kostnad og vil ikke ha noen regnskapsmessig betydning. Om det er en direkte og målbar kostnad som påløper på et produkt (for eksempel frakt) så bør ikke dette være en del av den indirekte kostnaden, men heller føres separat.
Statistikk over salg av produkter – Kategorier eller enkelt produkter
Dersom du vil få opp en liste over alle produktene du har registrert kan du velge vis alle når du går inn i økonomi-produkter. Her kan du også skrive ut alle. Denne listen vil vise deg både pris og antall varer igjen på lageret dersom produktet er lagerstyrt.
Dersom du trenger en oversikt over hvor mye du har solgt av en bestemt vare eller kategori kan du gå inn i økonomi-regnskap-rapporter – ordre/faktura og velge fakturarapport grafisk.
Her kan du selektere på både selgere/ansatte. Avdelinger / prosjekt osv.
Helt nederst har du Produkt og produktkategori selektering. Her kan du legge til enkeltprodukter eller en hel kategori. Når du har selektert ut det du vil ha med i rapporten din velger du: vis graf.
Du klikker deg på vanlig måte inn i grafen og velger: vis datatabell til hele grafen. Da får du opp alle detaljene som kunden som har kjøpt produktet, hvor mange han har kjøpt, hvilken dato, og antallet. Overskriftene er her også blå, noe som betyr at du kan summere pr. kunde eller pr. produkt ved å klikke på den blå overskriften.
Strukturvare
For å opprette et produkt som består av flere produkter, altså en strukturvare, gjør man følgende:
Opprett et nytt produkt. Lagre og gå deretter inn på fanen «Strukturvare» i dette nye produktet. Her huker man av for at Produktet skal være en Strukturvare. Videre ned i denne fanen søker du opp de produktene som skal være en del av stukturvaren. Dobbeltklikk på produktet for å legge det til i strukturvaren, og lagre. Prisen på strukturvaren settes automatisk ut ifra prisen på produktene som strukturvaren består av.
Benytt fastpris (inkl. produkter)
Prisen følger strukturvaren (pakkepris) - Underproduktene vil legge seg samlet på samme konto som strukturvaren, men også få en kobling på kr 0 (bilag) på debet på de kontoene som underproduktene har.
Benytt sammenlagt pris
Prisene på underproduktene kommer frem (ingrediens), Underproduktene vil legge seg på sine respektive kontoer som de hadde før de ble slått sammen under en strukturvare. Strukturvaren legger seg ikke på noen konto.
Eksempel:
Ved alt. 2. kan det være hensiktsmessig å døpe om varenavnet på strukturvaren eller lage et nytt produkt som settes som strukturvare.
F.eks. hvis forretningen er Bilvask og de har 3 produkter i et av sine vaskeprogrammer; såpe, børste og skum. Og man vil legge inn disse tre under en strukturvare. Da oppretter man et nytt produkt og setter den som strukturvare og navngir denne for Vask i dette eksemplet. Deretter legger man inn de andre underproduktene som såpe, børste og skum. Prisene av disse vil til sammen utgjøre totalprisen på strukturvaren Vask. I Ordrebehandling skriver man da Vask i varelinjen og underproduktene som såpe, børste og skum kommer automatisk med. Det vil også komme frem på faktura hva kunden får, i motsetning til alt. 1. hvor alt legges sammen som en vare (strukturvaren) og de andre underproduktene kommer ikke frem på faktura.
Merk at det ikke er mulig å legge en strukturvare til som en vare i en annen strukturvare.
