Her går vi gjennom funksjonen godkjenningsflyt i AI. Dette er en funksjon for å sette opp og bygge egen automatisk godkjenningsflyt i AI. Du finner denne funksjonen under fanen Admin i menyen på toppen.
Hvordan fungerer Godkjenningsflyt
Godkjenningsflyt er oppbygd på en måte slik at du kan sette opp automatisk godkjenningsflyt for dine fakturaer. Reglene ( også kalt trigger) er det som styrer hvilken godkjenningsflyt som skal brukes på hvilken faktura. På en godkjenningsflyt kan du velge å aktivere regel på bruttosum, leverandør, konto, avdeling og prosjekt.
På hver godkjenningsflyt kan du så velge godkjennere og godkjenningssteg. Her legger du inn de personene/ godkjennere som skal inngå i din godkjenningsflyt. Du kan også sette opp godkjenningssteg i en godkjenningsflyt som vil gi deg ytterlig en mulighet til å tilpasse godkjenningsflyten på et dypere nivå.
Alle godkjenningsflyt du setter opp ligger også i en prioriteringsflyt som følger ovenfra og ned i listen. Det betyr at alle fakturaer matches mot godkjenningsflyten som ligger øverst i din liste og fortsetter nedover til verdiene på fakturaen matcher noen av dine godkjenningsflyt.
Eksempel: Du kan sette opp en godkjenningsflyt 1 som har som regel å gjelle for alle fakturaer med avdeling "Norr 2021". I den godkjenningsflyten har du to godkjenningssteg. I atteststeg 1 ligger Joel som alltid skal godkjenne fakturaer med avdeling Norr 2021. I steg 2 ligger Anna som kun skal godkjenne fakturaer med avdeling Norr 2021 om beløpet er over 10 000 kr
I godkjenningsflyt 2 Setter du som regel å gjelde for alle fakturaer over 30 000kr. I godkjenningssteg 1 ligger Per og Malin som skal godkjenne alle fakturaer over 30 000kr.
I godkjenningsflyt 3 setter du ingen regel, som innebærer at denne flyten kommer til å gjelde alle fakturaer som ikke matcher noen av reglene i godkjenningsflyt 1 eller 2. Dette er et så kalt "fang opp" flyt som fanger opp alle fakturaer. Her ligger Lisa som godkjenner i steg 1.
Med disse godkjenningsflytene satt opp betyr det at:
Alle fakturaer med avdeling Norr 2021 kommer til å følge godkjenningsflyt 1 og gå til Joel først og så Anna om beløpet er over 10 000kr.
Om fakturaen ikke har avdeling Norr 2021 men er over 30 000kr kommer den til å følge godkjenningsflyt 2 og går til Per og Malin
Om fakturaen ikke har avdeling Norr 2021 og er under 30 000kr kommer den til å følge godkjenningsflyt 3 og gå til Lisa.
For å se hvordan du skaper en ny godkjenningsflyt kan du klikke her.
Sende en faktura til godkjenning via godkjenningsflyt
Når du har dine godkjenningsflyt satt opp er det på tide å komme i gang. For å sende en faktura til godkjenning markerer du den og klikker på Godkjenning - Tildel godkjenning. Da kommer fakturaen automatisk å matches mot de godkjenningsflytene og reglene du har satt opp, og du får nå opp en rute som forhåndsviser hvilken flyt fakturaen matchet mot og som den kommer til å sendes til.
Oversikt over godkjennere per faktura
Oversikt over godkjennere på en faktura finner du øverst til venstre, ved å trykke på den orange pilen vist på bildet under. Du trykker så på Godkjenning for oversikt.
Her kan du også legge til godkjennere manuelt om du ikke har satt opp en automatisk flyt enda.
