Bokføring med AI
Tre ulike nivåer på visning av fakturaen
Hver faktura har tre ulike nivåer. Hovednivå, konteringsnivå og fakturaradnivå. I oversikten på mottaket ser du hver faktura på hovednivå. Der vises en oversikt/forhåndsvisning av fakturaen som eks. leverandør, fakturanummer, dato og beløp.
Klikk Enter en gang for å åpne fakturaen du står på. Da åpnes fakturaen på konteringsnivå. Her vises en summering av artikkelrader/fakturarader basert på hvordan de vil bokføres. En egen konteringsrad skapes om artikkelrader/fakturarader eksempelvis har ulike kostnadskontoer, momssats, avdeling, prosjekt eller periodisering. Om du navigerer deg ned på en av konteringsradene så ser du også hvor fra AI har hentet informasjonen på fakturaen gjennom en grønn markering på fakturabildet.
Klikk Enter en gang på konteringsraden. Da åpnes den på fakturaradnivå. Her ser du alle artikkelrader/fakturarader som ligger til grunn for konteringsraden.
Du kan velge hvilken kolonner som skal vises og i hvilken rekkefølge de skal være. Kontakt support via chatboblen nede til høyre for dette.
Endre informasjonen på fakturaen
For å gjøre endringer på fakturaen klikker du Enter en gang for å sette fokus i den ruten du står i, skriv inn informasjonen, klikk så Enter igjen for å lagre.
Bruk ESC for å gå tilbake et steg.
Bilagsart og motkonto
Det er mulig å direkte i AI velge hvilke bilagsart som underlaget skal bokføres på samt hvilke motkonto som skal brukes ved kontering. Dette gjør at du kan bokføre bankbilag eller lignende som skal direkte bokføres på annen konto enn leverandørreskontro.
Du gjør dette enkelt ved å velge bilagsart på fakturaraden. Den henter da opp alle bilagsarter du har i 24SevenOffice som du kan velge mellom. Det samme gjelder motkonto, den viser til kontoplanen d har i 24Sevenoffice og kan enkelt velge hvilken konto du vil den skal bokføres mot.
Alle innsendte bilag tolkes som inngående faktura. Så om du ikke velger noen bilagsart så blir det automatisk valgt inngående faktura.
Kontakt vårt AI team via chatten nede i høyre hjørnet om du er interessert i å begynne å bruke dette.
Alternativ
Alle valg du kan gjøre med en faktura finner du lengst ned i bildet. Marker en eller flere fakturaer med Space eller klikke i den hvite boksen til venstre fir fakturaen for å gjøre et valg.
Bokfør: Bokfør de valgte fakturaene.
Ta bort: Tar bort de valgte fakturaene.
Flytt til: Flytt de valgte fakturaene til køen ukjent, ettersyn eller Ok.
Godkjenn: Send de valgte fakturaene til godkjenning eller avbryt godkjenningsflyten.
Flere alternativer:
Transfer: Overfør de valgte fakturaene til 24SevenOffice. De havner da i en egen bunt i bokføringsmodulen der du manuelt kan bokføre de.
Dele opp: Dele opp fakturasidene som det ligger flere fakturaer inne på samme. Scroll ned og marker den første siden på en ny faktura og klikk på " dele opp".
Slå sammen: Sammanfoga de markerade fakturorna.
Knytte til stempelnummer: Tildele den markerte fakturaens sider til et eksisterende stempelnummer i 24SevenOffice. Disse sidene legges da til på det valgte stempelnummeret i 24SevenOffice.
Tenk på at minst en faktura må være markert for at alternativene skal bli aktivert og kunne klikkes på.
