AI - Mottak – Hjelpesenteret

AI mottaket er plassen der alle leverandør fakturaer kommer. Når en faktura kommer til AI mottaket så tolkes den automatisk av AI motoren. AI leser av all informasjon på fakturaen som leverandør, beløp og all øvrig informasjon, samt bestemmer hvordan fakturaen skal bokføres utfra det den tolker på fakturaen. Du kan lese mer om bokføringsdelen av AI her.

Generelt om AI mottaket

I AI mottaket havner alle fakturaer på en egen rad som du ser på bildet nedenfor. På den raden fins hovedinformasjonen som fakturaen som leverandør, beløp, moms, fakturanr, fakturadato, forfallsdato etc. Dette er for at du enkelt i oversikten skal kunne se et sammendrag av fakturaen. Du kan også ta i bruk de ulike sorterings og filtreringsfunksjonene som finnes for å enklere finne det du søker.

For å navigere seg rundt her anbefaler vi å alltid bruke hurtigtaster. Det er først og fremst piltastene ( for å flytte seg rundt), Enter ( for å åpne og sette fokus der du står) og ESC ( for å gå tilbake et steg) som du bør bruke.

Når du står på en faktura så kan du få opp bilde av fakturaen på høyre side med SHIFT + i. Dette gjør at du enkelt kan kontrollere ting som AI motoren ikke er helt sikker på og eventuelt korrigere om noe skulle være feil.

Du kan få opp eller skjule bildet av bilaget med SHIFT+i

Treffsikkerhet og status

Treffsikkerhet

I AI mottaket så får alle verdiene som AI har tolket en sum på hvor treffsikker AI er på at den tolker rett.

Dette vises med hjelp av siffer og en grønn/gul/rød symbol

Typ	Forklaring
Skala 0,00-1,0	En treffsikkerhet mellom 0,00-1,0
Grønt	AI er sikker på at verdien stemmer
Gult	AI er ikke helt sikker på at verdien stemmer, bør kontrolleres
Rødt	AI er usikker på verdien, bør kontrolleres

Eksempel 1:

I bildet nedenfor viser vi et eksempel på treffsikkerhet på forfallsdato. Her ser vi at den har et grønt symbol under den valgte datoen som AI har tolket. Det betyr at den er sikker på at datoen er korrekt.
Klikker du frem alternativene som AI har valgt mellom så ser du også hvor sikker den er på en skala fra
0-1.0 samt at den viser Hvor den har hentet datoen fra på fakturaen. I dette tilfellet er den altså 1.0 av 1.0 sikker på at den valgte datoen er korrekt. Den gir også alternativ 2 og 3 som viser 0.01 av 1.0, som betyr at den er sikker på at denne datoen ikke stemmer.

Eksempel 2:

Ser vi på dette eksempelet der datoen vises med rødt symbol så viser AI at den ikke er sikker på at denne verdien er korrekt. Den vises også med en treffsikkerhet med 0.11 av 1.0. vi ser ser også på fakturaen hvor den har lest datoen fra og kan se at den ikke er korrekt. Da må du korrigere dette før du bokfører fakturaen.

Så i utgangspunktet skal du kun behøve å kontrollere de verdier som AI motoren ikke selv er sikker på at den har lest rett.

Status

Det finnes to ulike typer av statuser i AI, fakturastatus og godkjenningsstatus.

Fakturastatus:

Alle fakturaer i AI mottaket har en fakturastatus. Det er avhengig av om den er bokført drekte fra AI, manuelt overført til 24SevenOffice etc. Disse statusene gjør at du kan filtrere ut fakturaene med hjelp av filter så du enkelt får opp de fakturaene du vil se.

Om du står i kolonnen status og klikker Enter så får du også opp full endringshistorikk på fakturaen.

Nedenfor beskrives fakturastatusene som finnes i dag.

Symbol	Forklaring
	Unreviewed. Betyr at denne fakturaen ikke er håndtert ennå.
	Reviewed. Betyr at denne fakturaen er markert som håndtert.
	Posted. Betyr at fakturaen er bokført fra AI.
	Transferred. Betyr at fakturaen er manuelt overført till bokføringsmodulen i 24SevenOffice.
	Duplicate. Betyr at det finnes en duplikat av denne fakturaen.

Godkjenningsstatus:

Alle Fakturaer i AI får også en godkjenningsstatus. Dette for at du skal kunne sortere og filtrere ut fakturaene basert på hvilken godkjenningsstatus de er i. Det gjør også at du enkelt kan se i oversikten av fakturaene hvor de befinner seg.

Nedenfor beskrives godkjenningsstatusene som finnes i dag.

Symbol	Forklaring
	Ingen godkjenning har startet ennå.
	Pågående godkjenningsflyt. Fakturaen venter på godkjenning.
	Godkjent. Fakturaen er godkjent og klar for å bokføres.
	Avvist. Fakturaen er avvist.