Her tar vi opp en del spørsmål og problemstillinger som kan oppstå ved konvertering av en klient.
Hvem kan konvertere en klient?
De som har tilgang til Klientadministrasjonen kan konvertere klienter
Jeg er ikke fornøyd med resultatet av konverteringen - Kan jeg tilbakestille til tidligere oppsett?
Det er ikke mulig å tilbakestille endringer som er gjort i konverteringen. Ønsker du å gjøre endringen på pakker eller brukere i klienten kan du gjøre dette etter konverteringen i Klient- og Brukeradministrasjon.
Hvordan definerer konverteringsveilederen hvilke tilgangspakker min bruker skal ha?
Konverteringsveilederen prøver å matche hver enkelt brukers tidligere pakker til nye pakker ved å bruke manuelt forhåndsdefinerte regler for samsvar. Dersom ingen pakker skulle matche finnes det tilgangspakker som settes inn. Dette som ekstra sikkerhet for tilganger.
Kan jeg endre de ulike pakkene for brukere under konverteringsprosessen?
Prosessen er en konvertering/migrering av eksisterende brukere fra gammelt til nytt rettighetssystem. Det er ikke mulig å endre pakkene mens du konverterer, men du vil kunne endre på brukere og pakker umiddelbart etter at klienten har fullført konverteringen.
Kan jeg legge til flere brukere under konverteringsprosessen?
Prosessen tillater kun konvertering av eksisterende bruker. Du vil kunne legge til ønsket antall brukere umiddelbart etter at klienten har fullført konverteringen.
Kan jeg konvertere alle mine klienter på en gang?
Alle klienter må konverteres enkeltvis siden prosessen også kan kreve individuelle endringer på bakgrunn av delte brukere eller andre aktuelle klient-konflikter. Dette kvalitetssikrer alle endringer som gjøres gjennom konverteringen.
Kan jeg slette brukere underveis i konverteringsprosessen?
Prosessen tillater kun konvertering av eksisterende bruker. Du vil kunne slette eller legge til ønsket antall brukere umiddelbart etter at klientkontoen har fullført konverteringen.
Kan jeg fortsette en uferdig konverteringsprosess der jeg slapp i går?
Valg og endringer gjort underveis lagres ikke før du avslutter prosessen ved å bekrefte i siste trinn at konverteringen skal starte og informasjon sendes til serveren. Dersom du har stoppet eller lukket en pågående konvertering før denne siste bekreftelsen er gjort må man starte på nytt igjen.
Vil en ansatt få flere tilganger enn de har hatt ved konvertering?
Brukerne får verken flere eller færre tilganger enn hva de har hatt tidligere, men pakkene vil kunne se litt annerledes ut.
Hva skjer om man sletter den “opprinnelige” brukeren etter konvertering ved en feil?
Systemet vil prøve å gjenopprette den samme opprinnelige brukerne på nytt dersom en ny invitasjon opprettes mot den samme brukerprofilen.
Hvilket navn vil brukere som heter “Kundebruker” og “Ekstern regnskapsfører” få?
Disse brukerne vil få endret navn til det samme navnet som er satt på brukerprofilen de blir koblet mot ved konvertering. Hvis “Kundebruker” er koblet mot brukerprofilen “Kari Nordmann”, vil navnet endres fra “Kundebruker” til “Kari Nordmann” også på brukeren.
Hva gjør jeg hvis en person er koblet mot samme bruker med ulike eposter?
Det vil fremkomme som en konflikt og du må ta stilling til hvilken epost som skal videreføres med brukeren, og hvilken som skal få ny tilgang. Eventuelt må du be den ansatte slette koblingen til klienten som ikke skal videreføres fra sin profil i forkant av konverteringen.
Hva gjør jeg hvis en person har to brukere med to ulike eposter?
Dette vil ikke bli ansett som en konflikt under konverteringen, og du må derfor ta stilling til dette etter at konverteringen er gjennomført. Brukeren som ikke er aktiv, kan slettes/endres etter konverteringen. NB! Det er svært viktig at man er sikker på at rett bruker blir slettet, da man ikke kan gå tilbake og angre en sletting i etterkant.
Hva skjer om jeg ikke konverterer en klient?
Det vil fra den 18.mars 2020 og videre ikke være mulig å utføre endringer på klientens nåværende oppsett av brukere og rettigheter, inntil at klienten har blitt konvertert.
Hvordan får jeg en oversikt over alle mine konverterte klienter, adskilt fra den totale oversikten?
Åpne Rapporter i Klientadministrasjonen, velg Fakturagrunnlagsrapport, velg tidsperioden du ønsker, sett Klienttype til Konverterte klienter og klikk Last ned.
Kan jeg slette en klient som det aldri har vært aktivitet på?
Hvis du har klienter som ønskes sperret eller slettet, send disse til partner@24sevenoffice.com
Hva gjør jeg med klienter som ikke lengre har et kundeforhold hos oss?
Har du klienter med oppbevaringsplikt det ikke er aktivitet på lengre, kan dere velge en av våre avslutningspakker, eller beholde en kostnadsfri tilgang for regnskapsfører etter konvertering. Alternativt kan du tildele kunde tilgang til rapporter.
Hva gjør jeg når en bruker har delt tilgang med en integrasjon/API-bruker?
Konverteringen splitter delte brukere opp i flere individuelle brukere, og gir dem samme tilganger som før.
Jeg mangler en bedrift/klient i klientlisten. Denne skulle jeg gjerne ha konvertert. Hvor er den blitt av?
Ta kontakt med license@24SevenOffice.com og be om å få undersøkt dette.
Jeg har en bedrift/klient i klientlisten som ikke er vår, hva gjør vi?
Hvis du har klienter som ønskes fjernet fra deres kundeportefølje, send disse til partner@24SevenOffice.com
Hva skjer med mitt dashboard?
Brukerprofiler blir videreført med en eksisterende bruker, den beholder dashboardoppsett og øvrige personlige referanser og koblinger mot funksjonaliteten i systemet. Brukere som blir opprettet på nytt under konverteringen, vil måtte sette opp dashboardet på nytt. Tips: Du kan dele dashboardnøkler mellom brukere for å kopiere oppsettet over til brukere som registreres på nytt. (Merk: dashboardnøkkeldeling gjelder foreløpig ikke når ny navigasjon og dashboard er aktivert)
Hvordan påvirkes klienter som bruker AI?
Klienter som bruker AI vil fungere på samme måte som før konverteringen. Både den nye og eldre utgaven av systemets menystruktur og navigasjon inneholder menyelementer for AI-bokføring.
Eksempler på konverterings-konflikter
Eksempel 1
En profil er koblet opp mot to brukere hos en kunde, Regnskapsfører og Revisor. I konverteringen må man velge en av disse to som profilen skal kobles mot, der også alle referanser vil følge. Dette kan være alt fra bokmerker og notater på dashboardet til eposter og koblinger mot prosjekter. Referansene til den man ikke velger vil enten kobles til en annen profil eller fjernes.
Eksempel 2
To profiler er koblet opp mot en bruker, Regnskapsfører. I konverteringen må man velge en av disse to som skal få beholde referansene til Regnskapsfører. Dette kan være alt fra bokmerker og notater på dashboardet til eposter og koblinger mot prosjekter. Den andre profilen kobles deretter til en annen bruker eller opprettes som ny. Begge profilene vil beholde de samme tilgangene.
Tilgang til MVA-Rapport
Tilgang til mva-rapport må legges til på nytt på brukere som skal ha denne etter konvertering og aktivering av ny navigasjon.
