Vi går her gjennom innstillingene som brukes for å kategorisere prosjekter og noen standard innstillinger som kan være greit å ha på plass før man starter med prosjekt.
Du finner innstillingene i menyen på venstre side i prosjektmodulen.
Type
Jobber virksomheten deres flere forskjellige typer av prosjekter kan disse defineres her. Om det så bare handler om å skille mellom interne og kunderelaterte prosjekter så er det ved hjelp av «prosjekttyper» du lettest skiller dem.
Statuser
Det er mulig å sette hvert prosjekt i en status, som ved senere anledning kan brukes som søkekriterie i prosjektrapportene. Status på et prosjekt bestemmer også om prosjektet er mulig å registrere timer på eller ikke. Man kan f.eks. ikke registrere timer mot et prosjekt der statusen ikke er definert som en aktiv status. For å legge inn en ny status klikker man på «Ny», skriver deretter inn navn på statusen, og velger til sist om prosjekter som tildeles denne statusen skal være tilgjengelige for timeføring eller ikke ved å huke av for «aktiv» eller ikke.
Nummerserier
Dersom bedriften deres jobber prosjektintensivt og ønsker å bruke ulike nummerserier på forskjellige typer prosjekter så kan dette legges inn under «Prosjektserier». For å legge til en ny serie klikker man på «Legg til ny», fyller ut startnummer på serien under «Lav id», høyest tillatt nummer under «Høy id», og gir deretter prosjektnummerserien et navn.
Personlige prosjektinnstillinger
Du finner disse innstillingene under Prosjekt – Prosjektstyring – Innstillinger – Personlige innstillinger.
Prosjektinnstillingene er personlige og lar deg sette en rekke standarder som blir gjeldende når du oppretter nye prosjekter. Ved å definere disse standardene vil du kunne opprette prosjekter effektivt uten å måtte fylle i standardinformasjonen hver gang.
Om ønskelig kan du endre standardinnstillingen for prosjektet etter opprettelse via prosjektkortet under fanen Egenskaper.
Valgene som fremkommer i nedtrekkslisten Standard arbeidstyper opprettes under modulen Administrasjon – Innstillinger og Timeregistrering.
Valgene som fremkommer i nedtrekkslisten Standard prosjekttype og Standard status opprettes under modulen Administrasjon – Innstillinger og Prosjekt.
Det er kun administrator som har tilgang til modulen Administrasjon på klienten din.
Gjenopprett prosjekt
Her samles alle prosjekter som har blitt deaktivert i prosjektmodulen. Når man deaktiverer et prosjekt, blir prosjektet lagret med bibeholdt data under denne fliken. På denne måten kan man ved behov gjenopprette deaktiverte prosjekter uten tap av informasjon.
Kopier prosjektoppgaver
Her kan du kopiere alle oppgavene, på alle prosjekter du har ansvaret for, over til et nytt år. Systemet vil ta med seg det du ønsker av informasjon videre, slik at du selv velger og kan skreddersy hvordan du skal planlegge det neste året.
Når du har klikket på «Kopier prosjektoppgaver» vil du få opp en liste der du velger hvilke typer oppgavedata du ønsker å kopiere.
Neste steg er å velge hvor langt fram eller tilbake i tid oppgavene skal kopieres til. I bildeeksempelet under har vi valgt å kopiere oppgavene fra 2020 et år fram i tid, altså til den samme datoen i 2021. Man kan også bruke minustegn foran antallet måneder eller år for å flytte oppgavene tilbake i tid.
Når alle oppgaver er kopiert vises en oversikt over hvor mange oppgaver som ble kopiert per prosjekt.
Fakturainnstillinger
Her kan du sette standard produkt og konto produktet skal føres mot. Du kan også sette påslag i prosent eller som beløp.
Her kan du sette standard produkt og konto produktet skal føres mot. Du kan også sette påslag i prosent eller som beløp.
Gå så inn i prosjektet du skal viderefakturere og fakturafanen, opprett fakturaplan og gå til viderefakturering.
Der vil du se det er lagt til påslag på beløpet.
Marker postene du vil viderefakturere og klikk overfør - tilbake.
Da får du oversikt over fakturagrunnlag inkl. påslag og kan opprette ordre.
Når du oppretter ordre vil du i ordrelisten med beløp ink påslag og kan fakturere.
