Du finner innstillingene for fakturamodulen fra Fakturering - innstillinger.
Her kommer en oversikt over hva de forskjellige innstillingene gjør.
Firma
Her legges all informasjonen vedrørende deres eget firma inn.
Ordre
Ordreinnstillinger
Betalingstid: her kan man velge hva som skal være standard betalingstid med utgangspunkt i fakturadato. Det er ikke mulig å sette opp egendefinert standard betalingstid i ordreinnstillingene, det må eventuelt gjøres per kunde eller endres direkte på en ordre.
Du kan også sette opp eget valg antall dager ved å klikke deg inn å velge eks, 7 dager, da styrker du dette og skriver inn ønsket antall dager, eks 17.
Ordrestatus: velger hvilken ordrestatus en ny ordre skal få automatisk
Dato for kreditnota: her settes innstillinger for hvilken dato som skal gjelde når man oppretter kreditnota.
Beregning av pris:her kan man velge om prisene i handlekurven skal vises inkl. eller ekskl. mva
Rabattberegning: hvilken rabatt man ønsker å benytte seg av. “Ingen” betyr at den ikke tar hensyn til rabatter. “Kunde” betyr at den kun tar hensyn til rabatter som er satt opp på innstillinger-fangen på kundekortet i CRM. “Rabattmatrise (Kategori/Kunde)” vil si at rabattene blir beregnet ut fra rabattmatrise man har satt opp etter produktkategorier (under Økonomi – Produkter – Rabattmatrise). “Rabattmatrise eller kunde” søker først etter om det ligger noen rabattmatrise på kunden og velger i tilfelle den, og om man ikke har dette på kunden søker den opp den flate rabatten som man setter i Innstillinger-fanen på Kundekortet i CRM. “Produktprisgrupper” tar hensyn til produktprisgrupper som man legger inn i Økonomi – Produkter – Produktprisgrupper.
Ordre referanse: her velger man om det er eieren av det valgte firmaet eller den påloggede bruker som skal komme opp som “vår referanse”
Avrunding: skal det rundes av til nærmeste 0,1 kr, 0,5 kr, 1 kr eller ingen avrunding.
Resting: her velger man om det skal genereres en rest på ordre om du ikke har nok varer på lager.
Fakturatekst: dersom man har en tekst som skal være med som standard på alle fakturaer legger man denne inn her
Fakturagebyr
Aktiver: huker av dersom man ønsker at det skal genereres fakturagebyr
Beløp: kan her sette hvilket beløp fakturagebyret skal være på
Grense: fakturagebyr genereres dersom beløpet på fakturaen er under grensen som settes her
Produkt: for at fakturagebyr skal benyttes må det knyttes mot et produkt som er opprettet
Fakturagebyrtekst: om en skal velge standard fakturagebyrtekst “Fakturagebyr” eller om produktets navn skal komme opp
Samlefaktura
Bruk overskrift: her velger du ja eller nei til å bruke overskriften i feltene under
Overskrift: gir deg valget mellom ordre, pakkseddel og ingen
Overskrift innhold: her kan du velge mellom om både ordrenummer og ordredato skal vises, eller kun en av dem.
Legg til kundereferanse
Legg til leveringsadresse
Innstillinger for periodisering
Inntekstkonto
Mellomregningskonto
Produktinnstillinger
Ved tilleggelse av produkt: gir deg valget mellom å sette fokus i søkefeltet eller å ikke gjøre noen ting. Dette gjelder i Søk produkter, at når man har søkt og lagt til produkter i en ordre, så kommer markøren automatisk tilbake i søkefeltet dersom man setter på innstillingen for det. Innstillingen som sier "Ikke gjør noen ting", setter den ikke markøren til søkefeltet.
Vis detaljer: Denne kan hukes av dersom man ønsker å se produktdetaljer når man legger et produkt til på en ordre, eller man kan velge å ikke ha den avhuket og ønsker å slippe å se disse detaljene
Nummerinnstillinger
Neste ordrenummer: bestemmer hva neste ordre du oppretter får som ordrenummer.
Abonnementsfaktura
Kommentar: Kommentar for abonnementsfakturaer som opprettes.
Frekvens: Frekvensen angir intervallet for varelinjer som genereres. Om du for eksempel velger månedlig vil det bli generert en ny ordre hver måned.
Forskyvningsfrekvens: Angir intervallet som varelinjers forskyvningsfaktor skal gjelde for. Om du for eksempel velger månedlig vil samtlige forskyvninger som legges inn på varelinjenivå forskyves med N måneder. Velg «Bruk linjefrekvens» om du ønsker at forskyvningsfaktoren som legges til på en varelinje skal følge varelinjens egen genereringsfrekvens.
Forskyv dato: Forskyver fakturadato med N forskyvningsfrekvenser.
Faktor: Som standard blir det generert én ordre for hvert intervall (for hver frekvens). Ved å endre faktoren kan du endre dette slik at det kun blir generert ordre for hvert N’te intervall (N er da faktor). Om du for eksempel vil at det skal genereres hver tiende dag, så setter du frekvens til «Daglig» og faktor til 10.
Fakturadato type:
Ingen: Fakturadato = genereringsdato.
Neste dato (før forskyving): Fakturadato = Neste dato (tar ikke hensyn til forskyvning).
Første dato (etter forskyving): Fakturadato = Neste dato + eventuell forskyvning.
Du kan se eksempler på hvordan du setter opp abonnementsfaktura her.
Direkte til faktura: Automatisk fakturering av ordre som genereres.
Bruk periodisering: Ved generering av faktura blir denne periodisert over det tidsintervallet som fakturaen gjelder for.
Krev kommentar: Ved lagring av abonnementsfaktura blir brukeren bedt om å skrive inn en kommentar dersom utførte endringer påvirker totalsum.
Bruk dynamisk prising: Pris oppdateres automatisk dersom varen får ny pris (i produkthåndteringsmodul). Deaktiver denne dersom du hovedsakelig opererer med fastprisavtaler.
Les mer om abonnementsfaktura her.
Distribusjonsinnstillinger
Her kan du endre på innstillinger for Fakturadistribusjon.
Oppsett
Aktiver
Klikk på knappen Aktiver for å aktivere fakturadistribusjonen. Denne er aktivert som standard på alle klienter.
Deaktiver fakturering
Klikk på «Deaktiver fakturering» for å midlertidig stoppe muligheten for å fakturere i klienten. Dette vil medføre at brukere som prøver å fakturere får beskjed om at fakturering er deaktivert. Det vil fortsatt være mulig å opprette ordre i systemet. Hensikten med å midlertidig kunne stoppe fakturering er å forhindre at fakturaer blir sendt ut via den nye fakturadistribusjonen før man har satt opp alle innstillinger og maler på den måten man ønsker, og er klar for å sette igang.
Maler
Systemet tilbyr flere ulike standardmaler som kan brukes til både utskrift og PDF-generering av ordre og fakturaer. Ved fakturering genererer systemet automatisk en PDF som er basert enten på den aktuelle standardmalen for klienten, eller på hvilken regel som er definert for den aktuelle kunden. For ordre velger man mal når man laster ned eller sender ordren via epost.
Her kan du lese mer om hvordan du tilpasser din egen mal.
Epost
Legg til en epost-mal for fakturadistribusjon
Vi bruker engelsk språk som utgangspunkt for eksempelet under.
Navn: Gi epost-malen et navn, f.eks. «Engelske kunder»
Språk: Velg hvilket språk epost-malen skal gjelde for («fakturaspråk» på kundekortene) – Her setter vi Engelsk
Emne: Legg inn overskrift. Det er mulig å bruke «flettefelter» også i emnefeltet. Eksempel på emnefelt for engelske kunder: Invoice {Number} from {Supplier.Name}
Tilgjengelige «flettefelter» som kan brukes i epostmalene vises til høyre i skjermbildet. Klikk en gang på ønsket felt, kopier, og lim inn på ønsket sted i tekstmalen.
Epost-konto
Som standard så vil systemet distribuere epostfakturaer via en systemkonto med adresse «noreply@invoice.24sevenoffice.com». Under innstillinger for Epostkonto kan man legge inn en egen epostkonto og sende ut fakturaer via denne kontoen i stedet for systemkontoen. Epostkontoen som legges inn her blir automatisk gjeldende for alle brukere i klienten ved distribusjon av faktura via epost.
Innstillingene består av følgende felter:
Kontonavn: Her legger man inn navn på kontoen, f.eks. «Faktura-mail»
Brukerinformasjon
Navn: Her legger man inn det navnet som man ønsker skal vises for epostmottakeren (i «Fra-feltet»), f.eks. «Fakturaavdelingen» eller «Bjørn Bjørnsen».
Epostadresse: Her legger man inn den epostadressen som skal brukes til fakturautsendelser.
Påloggingsinformasjon
Brukernavn: Her legger man inn brukernavnet til epostkontoen. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør.
Passord: Her legger man inn passordet til epostkontoen. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør.
Serverinformasjon
Server for utgående epost (SMTP): Her legger man inn adressen til den SMTP-server som systemet skal bruke til utsendelse av epost. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør.
Port for epost (SMTP): Her legger man inn portnummer som skal brukes til utsendelse av epost. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør.
Bruk kryptert tilkobling: Her velger man ønsket krypteringsnivå. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør. Man kan velge «Bruk automatisk kryptering SSL/TLS» for å la systemet automatisk sette nivå.
NB: Dersom dere får feilmelding i Distribusjonslogg: "Authentication unsuccessful, the request did
not meet the criteria to be authenticated successfully" må epostleverandøren hvitvaske vår IP 213.179.54.0/24 eller så må to-faktor slås av, evt. benytte App passord.
Skrivere
Det er mulig å benytte seg av cloud printing/«ePrint» i systemet – «CloudPrint» er en av de nye distribusjonsmetodene som kan defineres i et distribusjonsløp. Cloud printing innebærer kort forklart at man sender et dokument til en epostadresse som er koblet opp mot en fysisk skriver, og at dokumentet automatisk blir skrevet ut når skriveren mottar dokumentet via epost. Under menyen Skrivere kan man legge inn epostadresser som er konfigurert på skrivere med cloud print-støtte for å deretter enkelt kunne velge utskrift av faktura via disse skriverne som en distribusjonskanal ved fakturering.
Distribusjonsløp
Distribusjonsløp er et sett med regler for hvordan systemet skal behandle en faktura når den skal distribueres. Løpene kan legges opp basert på enten Land eller kunde/kundegruppe.
Systemet har et standardløp som vil være gjeldende for alle kunder, dersom man ikke legger inn egendefinerte distribusjonsløp. Standardløpet vil i første omgang prøve å distribuere en faktura som EHF, ved å ta en kontroll mot ELMA-registeret og sende EHF dersom mottaker er registrert. Dersom mottaker ikke er registrert i ELMA-registeret, vil systemet sende faktura som Epost med PDF-vedlegg. Skulle epostadresse ikke være registrert på faktura, blir den i stedet automatisk skrevet ut og sendt i posten av 24SevenOffice sin samarbeidspartner (metode «AutoPost»).
Det er et prioritetsnivå også i listen over Distribusjonsløp. Man bruker knappene med PIL OPP og PIL NED for å flytte de ulike distribusjonsløpene opp eller ned i hierarkiet. Distribusjonløpet som ligger i toppen av listen blir brukt først, og deretter videre nedover. Standardløpet ligger i bunn av listen, for å fange opp alle kunder som ikke innefattes av øvrige distribusjonsløp.
Når distribusjonsløpene er satt opp, vil systemet distribuere en faktura automatisk etter gjeldende distribusjonsløp forutsatt at Distribusjonsmetode «Automatisk distribusjon» er definert på en faktura.
Les her hvordan du lager et nytt distribusjonsløp.
Les om de forskjellige distribusjonsformatene her.
