Distribusjonsmetoder og formater
Her finner du en oversikt over distribusjonsmetoder og formater som støttes. Hvordan vil din kunde motta sin faktura?
Før du setter i gang med de forskjellige formatene kan det være lurt å sjekke hva som bør være lagt inn av informasjon på ditt firma, og på dine kunder.
De forskjellige distribusjonsmetodene har forskjellige krav til hva som være på plass for at distribusjon av faktura ikke skal feile.
Alle endringer som gjøres på kundekort i CRM og på innstillinger gjelder for neste ordre/faktura som blir opprettet. Etter endringer bør modulen oppdateres, og ordre/faktura opprettes på nytt.
Elektronisk faktura (EHF)
På mottaker
EHF kan sendes til bedriftskunder med er organisasjonsnummer. Organisasjonsnummeret må derfor ligge inne på kunden i din CRM. Riktig format på organisasjonsnummer er 9 siffer, uten mellomrom, og det skal ikke stå MVA bak.
Fakturaadresse med gyldig postnummer og poststed må være fylt ut på kunden i CRM.
For å kunne motta EHF må bedriften være registrert i ELMA.
Benytt søk i Enhetsregisteret fra CRM når du legger til nye kunder. Da hentes informasjonen inn, og du kan være sikker på at informasjonen er riktig.
Det er også mulig å sende EHF til GLN nummer, det er da viktig at GLN nummeret er registrert i peppol.
Om GLN nummeret ikke er registrert i peppol og du har GLN nummer registrert på kundekortet i CRM, vil utsendelsen feile.
På avsender
Dine innstillinger må være satt opp riktig i Fakturering – Innstillinger – Firmainnstillinger.
Det må være definert et bankkontonummer på totalt 11 tegn, ingen punktum eller mellomrom er tillatt
IBAN er også påkrevd, det skal være 13 tegn. Ingen punktum eller mellomrom er tillatt. NO skal stå først, og husk at det er bokstaver, og ikke tall.
Eks: e-post@e-post.no Eks: NO1122334455667
For å sende med vedlegg på EHF i samme fil kan du gå til Fakturering - innstillinger - distribusjonsløp. Trykk på tannhjulet ved siden av EHF (grå) og huk av for "aktiver sammenslåing av EHF vedlegg".
Det skilles ikke på organisasjonsnummer og virksomhetsnummer i EHF sending da det er den samme nummerserien, så man kan bruke feltet for organisasjonsnummer for å legge inn virksomhetsnummer om mottaker krever det.
E-post
Inne på kunden i CRM må det være lagt til en epost i gyldig format under faktura e-post.
Det er mulig å skrive inn e-posten manuelt fra ordrebehandling, eller fra "Send" funksjonen i ordre/fakturaliste.
Utsendelse går automatisk fra standardadressen noreply@invoice.24sevenoffice.com. Om du ønsker å legge inn en egendefinert e-post kan det gjøres under innstillinger.
For å sende med vedlegg på E-post i samme fil kan du gå til Fakturering - innstillinger - distribusjonsløp. Trykk på tannhjulet ved siden av Epost (grå) og huk av for "aktiver sammenslåing av Epost vedlegg".
Systemet sjekker ikke om e-posten er riktig, kun om den har riktig format.
CloudPrint
For å benytte deg av dette må du ha en printer som har støtte for e-postadresse. Denne legges så inn under Fakturering - innstillinger - skrivere - legg til.
AutoPost
Fakturamottaker må være registrert i din CRM med navn og fullstendig fakturaadresse, inkludert land.
Skal du sende vedlegg med AutoPost må disse være i PDF-format.
Dersom en faktura skulle bli sendt via AutoPost ved en feil, og man ønsker å stoppe fakturaen, så må dette gjøres senest 1 time etter de er sendt ved å ringe direkte til vår leverandør Apix sin servicedesk på: +358 9 4289 1324.
eFaktura
eFaktura kan sendes til alle Privatkunder (privatkunde ligger i crm som en kunde uten organisasjonsnummer).
Den som skal motta faktura må i sin nettbank ha valgt å motta eFaktura fra alle tilbydere.
Fakturamottaker, må ha registrert epostadresse i «Fakturaepost»-feltet og telefonnummer for at kundesjekk mot Mastercard Payments Services (før: Nets) og levering via eFaktura skal godkjennes.
Før du setter i gang, husk å lese og godta avtalevilkårene for eFaktura. Gå til Fakturering - innstillinger - distribusjonsløp. Trykk på tannhjulet ved siden av eFaktura og huk av for "jeg godtar avtalevilkårene".
For å få med vedlegg på EFaktura må de sammenslåes først før de sendes som eFaktura, det vil si at e-post må sendes først for å slå disse sammen ved hjelp av sammenslåing. Deretter sendes de ut som EFaktura.
Avtalegiro
For å komme i gang med Avtalegiro må du først sette opp en avtale.
Velg skjemaet under. Deretter gjenstår det bare å fylle ut punkt 1. Sjekke samtidig over resten av skjemaet, men punkt 1 er det som må fylles ut og signere det. Når skjemaet er signert skal det sendes til bedriftens bankforbindelse for videre registrering i Mastercard Payments Services (før: Nets).
Registreringsskjema for avtalegiro
Forfall på en faktura må være satt til minimum 5 dager fram i tid, uansett om det er helg eller ikke.
KID-nummer må være satt opp riktig, dette sjekkes mot Mastercard Payments Services (før: Nets) når faktura sendes ut.
Ta kontakt på bank@24sevenoffice.com ved spørsmål.
Distribusjonsinnstillinger
Se over innstillinger og oppsett slik at du er sikker på at faktureringen går slik som du har tenkt.
Hvordan fungerer distribusjon
Her finner du en oversikt over hvordan distribusjonen fungerer, og hvordan du kan følge med på hvordan faktura blir sendt ut.
Tilpass hvordan faktura skal se ut
Du kan endre designet på faktura som sendes ut, om du bare ønsker å ha med en logo, eller ha et helt eget oppsett.
Priser og vilkår
Her finner du priser og vilkår som gjelder for fakturadistribusjonen.
